Model procesa
Proces obrade dokumenata osnovnih sredstava prilagođava se organizaciji rada. Vrste dokumenata obuhvaćene rješenjem (aplikacijom) Osnovnih sredstava:
- Evidencija/upis osnovnog sredstva
- Razni pokreti osnovnih sredstava (stavljanje u uporabu, pokret, rashod, prodaja, promjena vrijednosti osnovnog sredstva...)
- Obračun amortizacije
- Inventura osnovnih sredstava
Svaki od navedenih vrsta dokumenata pripada svojoj mapi koje u sustavu djeluju kao nositelji informacija.
Osnovni proces obrade dokumenata vezanih za praćenje životnog ciklusa osnovnog sredstva obuhvaća sljedeće korake:
- Evidencija/upis osnovnog sredstva (kroz statičku mapu evidencije osnovnih sredstava)
- Stavljanje osnovnog sredstva u upotrebu u trenutku kad su osigurani svi uvjeti (kroz mapu osnovnih sredstava stavljanja u uporabu)
- Evidencija pokreta osnovnog sredstva (kroz mapu pokreta)
- Povećanje ili smanjenje vrijednosti osnovnog sredstva (kroz zasebnu mapu promjene vrijednosti)
- Inventura osnovnog sredstva (kroz mapu inventure)
- Obračun amortizacije (kroz mapu amortizacije)
- Otpis, prodaja ili rashod osnovnog sredstva (kroz mapu otpisa, prodaje ili rashoda)
Podaci su vezani s knjigovodstvenim arhivom u skladu s propisima, pravilima i uputama definiranim kroz Administraciju osnovnih sredstava i model knjiženja.
Funkcije rada definiraju se prilagodbom kontrolne ploče za svakog korisnika/grupu korisnika i ovise o trenutnom kontekstu.
Obzirom na standardnu proceduru rada s mapama i dokumentima, pogledati poglavlja Standardne funkcionalnosti rada s mapama i Standardne funkcionalnosti rada s dokumentima.
Za postavke mapa i dokumenata pogledati poglavlja:
- Postavke Evidencije osnovnih sredstava
- Postavke Stavljanja u uporabu
- Postavke Pokreta osnovnih sredstava
- Postavke rashoda osnovnog sredstva
- Postavke prodaje osnovnog sredstva
- Postavke Obračuna amortizacije
- Postavke korekcije obračuna
- Postavke Inventure osnovnih sredstava
- Postavke Rashoda osnovnih sredstava
- Postavke Modela knjiženja osnovnih sredstava
- Postavke promjene vrijednosti
- Postavke kataloga lokacija
- Postavke rastava osnovnog sredstva
- Postavke sastava osnovnog sredstva
Korisnička procedura rada opisana je u poglavljima:
- Evidencija osnovnih sredstava
- Stavljanje u uporabu
- Obračun amortizacije
- Rashod osnovnih sredstava
- Prodaja osnovnog sredstva
- Promjena vrijednosti
- Rastav osnovnih sredstava
- Sastav osnovnih sredstava
- Model knjiženja osnovnih sredstava
Ugrađena pravila
- Obračun amortizacije započinje sa sljedećim mjesecom
- Model knjiženja i grupa amortizacije se inicijalno prepisuju iz dokumenta OSA; promjena modela knjiženja i amortizacijske grupe u prvom pokretu ažurirat će te podatke u dokumentu OSA
- Rezultat prvog pokreta osnovnog sredstva su 2 zapisa u ‘evidenciji OSA’:
- Iznos nabavne vrijednosti OSNV na D strani
- Iznos nabavne vrijednosti OSIN na P strani
- Pokret osnovnog sredstva služi za promjenu nositelja troška i/ili lokacije i/ili modela knjiženja
Poslovni proces
Proces obrade osnovnih sredstava prilagođava se zahtjevima korisnika i organizaciji rada. Prilagodbe zahtjevima korisnika i procesu rada u odnosu na donji dijagram tijeka, koji je naveden kao standardni primjer obrade osnovnih sredstava, moguće su konfiguracijom postavki dijagrama tijeka prema vrsti mape (procesne faze) kroz Administraciju sustava.
| Poslovni proces | Aktivnosti u procesu |
| Evidencija novog osnovnog sredstva | Otvaranje dokumenta osnovnog sredstva i upis u knjigu imovine |
| Stavljanje u upotrebu | Izrada dokumenta za stavljanje u upotrebu |
| Upis pokreta osnovnog sredstva | Izrada dokumenta pokreta osnovnog sredstva (promjena mjesta troška ili lokacije) |
| Promjene vrijednosti (povećanje, smanjenje…) | Izrada dokumenta promjene vrijednosti osnovnog sredstva |
| Obračun amortizacije | Izrada dokumenta za obračun amortizacije i automatizirano formiranje stavaka obračuna |
| Knjiženje obračuna amortizacije | Izrada automatiziranog prijedloga knjiženja obračuna amortizacije i upis stavaka u aktivan nalog za knjiženje |
| Rashod ili prodaja | Izrada dokumenta rashoda ili prodaje osnovnog sredstva |
| Inventura osnovnih sredstava | Izrada dokumenta inventure osnovnih sredstava |
Veze s drugim rješenjima
- Nabava
- Održavanje
- Izvještajni sustav
Preduvjeti
Osnovni preduvjeti za rad rješenja Osnovnih sredstava su:
- upisane vrste dokumenta i pripadajuće vrste mape kroz administraciju sustava s kontrolnim prijelazima, dozvolama za rad i pripadajućim aktivnostima
- upisani i ažurirani podaci kroz Administraciju osnovnih sredstava
- postavljeni dokumenti i kontrolna ploča za rad
- upisani modeli knjiženja osnovnih sredstava
- upisane lokacije