Administracija sustava

Sučelje administracije sustava čini skup programa za upravljanje osnovnim postavkama sustava F4B. Obuhvaća osnovne elemente i funkcije sustava vezane za upravljanje postavkama, korisnicima, grupama korisnika, definiranje dokumentacijskog tijeka, upravljanje mapama, rad s modulima, dodjelu dozvola za rad te nizu ostalih funkcija.

Osnovni elementi F4B-a:

• Grupe
• Korisnici
• Vrste mapa
• Formati dokumenata
• Vrste dokumenata
• Aplikacije
• Dnevnik rada
• Moduli
• Aktivnosti (poslovi)
• Filteri

Grupe

Grupe korisnika možemo opisati kao grupu sudionika poslovnog procesa obrade. Grupiranjem korisnika u grupe pojednostavljuje se postupak dodjele dozvola za rad u određenoj fazi poslovnog procesa (aktivnosti) ili za rad s modulima. Pristup modulima za rad prema pripadnosti određenoj grupi omogućen je putem prečaca (link-ova) na početnoj stranici sustava. Za administraciju grupa koriste se moduli XAML_SPLIADM130/131.

Grupe se definiraju proizvoljno prema specifičnostima procesa opisanim u sustavu i ovlastima koje se dodjeljuju, dok neke grupe, kao što su Admin, Public, *CON, *END i *ERR koristi sam sustav F4B.

Admin

Grupa Admin sastoji se od korisnika koji imaju administratorske ovlasti: ažuriranje korisnika, grupa korisnika, vrsta mapa, dokumenata, procesnog tijeka.

Public

Svi korisnici sustava pridružuju se grupi Public koji imaju ovlasti za rad s osnovnim modulima sustava.

*CON

Grupa *CON vezana je na statičku vrstu mape kontejner i kroz dijagram tijeka dodjeljuje se vrsti mape kontejner u istoimenom poslu *CON.

*END

Grupa *END odnosi se na grupu arhiviranih mapa i kroz dijagram tijeka vezuje se na istoimeni posao *END.

*ERR

Grupa *ERR odnosi se na grupu obrisanih mapa i kroz dijagram tijeka vezuje se na istoimeni posao *ERR.

Korisnici

Korisnici su sudionici u poslovnom procesu i najčešće pripadaju jednoj od grupa unutar sustava. Korisnici se pridružuju grupama u skladu s ovlastima i fazi obrade definiranog procesnog tijeka. Za svakog korisnika bilježe se njegove aktivnosti u dnevniku rada. U skladu s opsegom poslova koje korisnik obavlja i dozvola na module s kojim korisnik može raditi, svakom korisniku se mogu postaviti prečaci (link-ovi) kroz Osobni izbornik opcija na početnu stranicu sustava. Za administraciju korisnika koriste se moduli XAML_SPLIADM110/111.

Vrste mapa

Vrste mape određuju se prema zahtjevima poslovnog procesa i u osnovi se dijele na procesne i statičke mape dokumenata (kontejnere).

Mapa u sustavu predstavlja organizacijsko-procesni element koji sadrži dokumente, ima svoju vrstu, posao i tijek obrade (proces). Za rad s mapama koriste se funkcije ugrađene na alatnu vrpcu mapa, a vrste mapa administriraju se kroz module XAML_SPLIADM120/121, kroz koji se određuje i da li je mapa procesna ili statička.

Procesne mape dokumenata

Za svaku vrstu procesne mape definira se:

• vrsta mape i pripadnost aplikaciji
• postavlja se modul za pregled mape
• dodjeljuju aktivnosti i ovlasti za rad s mapom u određenoj aktivnosti (fazi poslovnog procesa)
• definira tijek poslova (procesne faze)
• određuje sadržaj mape prema vrsti dokumenta

Sadržaj mape nije ograničen vrstom dokumenta, odnosno formatom. Neke od vrsta procesnih mapa su: mapa ulazne pošte, mapa ulaznih računa, mapa izlaznih računa, mapa obračuna plaća i sl. Vrsta mape u stablu aplikacija i mapa sadrži radne (operativne mape) u određenoj fazi (poslu) nad kojima se vrši obrada podataka prema dodijeljenim ovlastima. Radne mape su hijerarhijski ispod vrste mape, imaju svoj OPP i kontekst.

Statičke mape dokumenata ili kontejneri

Statičke mape ili kontejneri sadrže dokumente koje nemaju životni ciklus, odnosno dokumente koji se ponašaju kao katalozi podataka kao npr. artikli, komitenti, poslovne jedinice, osnovna sredstva i sl. Za razliku od procesnih mapa, kontejneri se ne mogu dijeliti i slati drugim korisnicima. U stablu dokumenata i mapa kontejner je hijerarhijski na višem nivou od radnih mapa. Kao i procesne mape, statičke mape imaju svoj OPP i kontekst, a postupak kreiranja statičke mape identičan je postupku kreiranja procesnih mapa i koristi iste module XAML_SPLIADM120/121.

Kako je F4B sustav odvojen po firmama, svaka vrsta mape koja je označena kao kontejner ima poseban zapis u FProtocol za svaku firmu u sustavu. Koliko ima firmi, toliko je i FProtocol zapisa za vrstu mape kontejner.

Kroz dijagram tijeka za kontejner je preporuka da se koristi posao *CON i grupa korisnika *CON.

Kreiranje mape ispod kontejnera

U slučaju da je potrebno statičke dokumente poslati drugoj grupi korisnika (iznimke na instalaciji), moguće je i formirati novu mapu koja je iste vrste i koja će biti prikazana na nivou ispod. U tom slučaju, potrebno je definirati tijek poslova statičke mape npr. UPIS > END. Dokumenti koji se kreiraju u mapi ispod kontejnera bit će sadržani i u toj mapi, ali i u kontejneru budući se uvijek zna kojem kontejneru pripadaju. Time se postiže da dokumenti imaju tijek, ali se ujedno i uvijek nalaze u kontejneru.

Formati

Format je skup definiranih generičkih vrsta dokumenata nad kojima se grade sve vrste dokumenata. Formati pripadaju sistemskom dijelu F4B sustava i kroz administrativno sučelje se ne mogu mijenjati, osim postavki koje su predviđene za izmjenu. Svaki format pripada određenoj aplikaciji. Za prikaz formata u administraciji sustava koristi se modul XAML_SPLIADM180.

Unutar formata dokumenata imamo definirane sljedeće vrste:

• Račun
• Primka
• Cjenik
• Trebovnik
• Narudžbenica
• Izdatnica
• Radnik
• ...

Korištenjem formata, kao bitnog dijela F4B sustava, omogućeno je pojednostavljenje modela podataka u bazi podataka budući da se svi dokumenti koji pripadaju određenoj generičkoj vrsti spremaju u iste tablice.

Vrste dokumenata

Dokument je osnovna jedinica obrade podataka i predstavlja fizičku reprezentaciju nekog poslovnog događaja. Sadrži informacije koje se spremaju u bazu podataka i nad kojima se vrši obrada. Oblik dokumenta vezan je na format, dok je kretanje dokumenata kroz sustav definirano mapama i vezama među aktivnostima. Vrste dokumenata određuju se prema zahtjevima instalacije. Za svaku vrstu dokumenta određuje se:

• Oznaka i opis vrste dokumenta
• Format
• Vrsta mape kojoj pripada

Osim navedenog, svakoj vrsti dokumenta moguće je:

• upisati URL izvještaja za izradu PDF kopije (npr. /F4BReports/naziv reporta)
• URI male ikone
• URI velike ikone
• odrediti klasu dokumenta. Klasa je tekstualno polje za upis, bez ikakvog kataloga i moramo paziti da ukoliko želimo da dvije vrste dokumenta budu iste klase da ih nazovemo jednako. Nakon što postavimo klasu za vrstu dokumenta ona će se pojaviti u pregledu modula (ukoliko je klasa ugrađena u pregled).
• Dinamički atributi, odnosno dodatni podaci o dokumentu

Moduli koji se koriste za administraciju vrste dokumenata su XAML_SPLIADM140/141.

Vrste dokumenata nastaju mapiranjem različitih poslovnih događaja u dokumente, imajući na umu da poslovni događaj predstavlja svaki događaj, bilo interni bilo eksterni, koji je od određenog značenja za poslovni sustav. Svaki kreirani dokument u sustavu ima točno određenu pripadnu vrstu na osnovu koje je definiran skup podataka koje dokument sadrži te operacije koje se mogu obaviti nad dokumentom. Bitno je naglasiti da svaki dokument ima i identifikacijski broj (OPP) na osnovu kojega se obavlja identifikacija dokumenta.

Primjeri vrsta dokumenata prisutnih u poslovnoj praksi:

• Nalog za proizvodnju
• Narudžbenica
• Otpremnica
• Izlazni račun
• Ulazni račun
• Uputnica za pregled
• Knjižna obavijest
• Uplatnice, isplatnice
• Ugovor / dogovor
• Cjenik proizvoda / robe
• Tečajna lista
• ...

Struktura dokumenta

U F4B sustavu dokument je definiran kroz glavu dokumenta i stavke. Glava dokumenta (zaglavlje dokumenta) sadrži podatke koji opisuju dokument u cijelosti, dok stavke uglavnom služe za popisivanje elemenata na koje se dokument odnosi. Za primjer možemo navesti narudžbenicu koja u glavi dokumenta sadrži informacije o dobavljaču, datumu dospijeća, valuti, mjestu isporuke, odgovornoj osobi i sl, dok stavke nose informacije o artiklu koji se naručuje, naručenoj količini, faktoru pakiranja, % rabata, iznosu narudžbe i ostalim informacijama.

Aplikacije

Aplikacije ili programska rješenja čine skup programa (modula) i mapa kao nositelja informacija vezanih u jednu cjelinu, npr. obračun osobnih dohodaka, ulazna pošta, kadrovska evidencija, putni nalozi i sl. Za administraciju aplikacija koriste se moduli XAML_SPLIADM150/151. Osnovni podaci o aplikaciji sadrže:

• Ikonu aplikacije
• Oznaku i naziv aplikacije
• Opis aplikacije uz
• Prikaz mapa koje su pridružene određenoj aplikaciji

Moduli

Moduli su dio prezentacijskog sloja F4B sustava putem kojih se ostvaruje interakcija korisnika i sustava. Prezentacija ekranske forme modula ovisi o vrsti modula i njegovoj primjeni. Prilikom rada s modulom, korisniku se prezentira određeni skup funkcija koji je definiran preko:

1. Trenutno aktivnog modula
2. Vrste trenutno otvorene mape i posla u kojem se ona nalazi
3. Vrste trenutno aktivnog dokumenta

Module u osnovi možemo podijeliti na:

• Korisničke (ekrani korisničkog sučelja)
• Prilagodljive izbornike
• Kontrolne programe (kontrola promjene aktivnosti)
• Izvještaje
• Module administracije sustava
• Module administracije aplikacija

Za administraciju modula koriste se moduli XAML_SPLIADM170/171.

Aktivnosti

Aktivnosti u F4B definiraju fazu obrade mape u poslovnom procesu (npr. upis, ovjera, klasifikacija, knjiženje i sl.). Sistemske aktivnosti sustava su: kontejner (*CON), arhiviranje mape (*END), obrisane mape (*ERR). Za administraciju aktivnosti koriste se moduli XAML_SPLIADM160/161 pri čemu se jednostavno mogu upisati i ažurirati nove aktivnosti prema specifičnostima instalacije. Osnovni elementi koji se bilježe su oznaka posla i opis posla. Dijagram tijeka koji opisuje i definira tijek vrste mape (ovisno o zahtjevu instalacije) uključuje vezu između:

• Aktivnosti
• Kontrolnih programa
• Zaduženja

Filteri

Filteri nad dokumentima koriste se za definiranje i ažuriranje postavki poziva kataloga u pomoćnim listama modula. Filteri se konfiguriraju kroz module administracije filtera nad dokumentima XAML_SPLIDOC000, a vezuju se na dokument kroz modul administracije vrste dokumenata XAML_SPLIADM140/141.

Vezana poglavlja

Model sustava