Uvod

Programsko rješenje osnovnih sredstava služi za evidenciju i obračun amortizacije materijalnih i nematerijalnih ulaganja (osnovnih sredstava) prema zakonskim i internim propisima.

Implementacijom rješenja Osnovna sredstva omogućeno je:

• kreiranje, izmjena i pregled osnovnih sredstava
• upis dodatnih atributa po grupama osnovnih sredstava (npr. za osnovna sredstva vozila moguć je upis registracije, datuma osiguranja i sl.)
• pretraživanje osnovnih sredstava
• kreiranje i izmjena dokumenta stavljanja u upotrebu osnovnih sredstava uz mogućnost stavljanja u upotrebu više osnovnih sredstava
• kreiranje i izmjena raznih pokreta osnovnih sredstava (rashod, prodaja,...)
• upis note-a za svaki od dokumenata u sustavu
• prilaganje elektroničkih sadržaja dokumentima u sustavu (prilozi)
• centralizirana obrada svih dokumenata vezanih za osnovna sredstva
• obračun amortizacije
• praćenje troška amortizacije po poslovnim jedinicama
• za osnovna sredstva za koja postoje dodatna ulaganja (kojima se produžuje vijek upotrebe ili se postiže poboljšanje upotrebne vrijednosti), kroz dokument promjene vrijednosti evidentira se povećanje vrijednosti osnovnog sredstva
• rashod osnovnih sredstava
• rastav i sastav osnovnih sredstava
• kreiranje i izmjene dokumenata inventurnih listi
• veza s knjigovodstvenim sustavom
• praćenje akcija nad dokumentima (Audit Trail)

Karakteristike rješenja

• Katalog osnovnih sredstava
• Nomenklatura amortizacije:
  
  
  • Nomenklatura popisnih mjesta
  • Veze na računski plan
  • Osnovna sredstva su pozicijska analitika konta osnovnih sredstava
  • Evidencija dokumenata promjene stanja osnovnih sredstava
  • Obračun amortizacije
  • Obračun amortizacije se vrši potpuno automatski na temelju podataka o nabavci, kretanju, statusu i rashodu osnovnog sredstva
  • Knjiga osnovnih sredstava
  • Izvještaji i pregledi
  • Mogućnost praćenja troškova i prihoda po osnovnom sredstvu
  • Svako osnovno sredstvo je pozicija u sustavu. Na ovu poziciju mogu se vezati svi troškovi koje se žele pratiti po osnovnom sredstvu (gorivo, popravci, gume …).

Rješenje se sastoji od niza gotovih modula (ekranskih formi) koje se prilagođavaju i konfiguriraju prema zahtjevima korisnika. Otvorenost arhitekture osigurava jednostavnu:

• prilagodbu organizaciji rada
• proširenje i nadogradnju novim funkcionalnostima
• prilagodbu internim pravilnicima i procedurama

Obuhvat vrste dokumenata

Rješenje obuhvaća dokumente:

• Evidencije/upisa osnovnog sredstva
• Raznih pokreta osnovnih sredstava (stavljanje u uporabu, pokret, rashod, prodaja, inventura, promjena vrijednosti osnovnog sredstva, rastav, sastav...)
• Obračuna amortizacije

Evidencija osnovnog sredstva

Životni ciklus osnovnog sredstva unutar rješenja Osnovna sredstva započinje kupovinom sredstva tj. evidencijom ulaznih računa za osnovno sredstvo u skladu s propisanim standardima i propisima o priznavanju i vrednovanju imovine. Knjigovodstveno se nabava imovine (materijalne i nematerijalne) evidentira preko konta dugotrajne (ne)materijalne imovine u pripremi (investicije u tijeku), gdje se bilježe i svi troškovi izravno vezani s nabavom imovine.

Osnovno sredstvo se u sustavu stoga evidentira kao novi dokument pri čemu dobiva i svoju jedinstvenu oznaku (šifru). Osim šifre i osnovnih podataka o osnovnom sredstvu, bitni podaci koji se prilikom evidencije bilježe u sustav su:

• Datum nabave
• Dobavljač
• Vrsta sredstva
• Način amortizacije (amortizacijska grupa)
• Model (način) knjiženja
• Naziv (opis) sredstva
• Vrijednost
• uz mogućnost upisa i dodatnih, specifičnih atributa vezanih za pojedino sredstvo ili grupu sredstava (detaljnije XAML_OSAIOSA200).

Stavljanje u uporabu

Stavljanje u uporabu osnovnog sredstva (XAML_OSAIPOK200) je evidencija trenutka kada započinje korištenje sredstva i kada su svi uvjeti za korištenje osnovnog sredstva osigurani. Stavljanje sredstva u uporabu je prvi „pokret“ sredstva, a koji u knjigovodstvu rezultira zatvaranjem konta „investicije u tijeku“ knjiženjem iznosa na potražnu stranu te protustavkom na dugovnoj strani na kontu vrijednosti osnovnog sredstva. Stavljanjem u uporabu se definiraju i početne vrijednosti potrebnih analitika:

• Nositelj troška amortizacije
  • Obično poslovna jedinica unutar firme na koju treba obračunati trošak amortizacije
• Zaduženje – poslovna jedinica, radnik, vanjski komitent zadužen za sredstvo
• Lokacija – lokacija na kojoj se sredstvo fizički nalazi

Jednim dokumentom moguće je kroz stavke provesti više sredstava, a i u organizaciji posla često je da se sredstva „stavljaju u uporabu“ jednom mjesečno.

Stavljanje u uporabu je dokument koji treba proći kroz knjigovodstvo i prijedlog knjiženja.

Pokret

Pokret osnovnog sredstva (XAML_OSAIPOK210) služi za evidenciju promjene bilo koje od početnih analitika te datuma kada se promjena dogodila. Knjigovodstveno bitna analitika je nositelj troška amortizacije, ostale analitike (zaduženje, lokacija) su evidencijske te nemaju efekt u knjigovodstvu.

Format je isti kako i za stavljanje u uporabu, datum od kada vrijedi i i nove analitike. Jedan dokument može promijeniti stanje više sredstava.

Rashod

Dokument kojim se evidentira da je prestalo korištenje osnovnog sredstva iz nekog razloga (razbilo se, pokvarilo, ukradeno, nestalo...), XAML_OSAIPOK220 te da sredstvo više nije u uporabi.

Rashod je dokument koji treba proći kroz knjigovodstvo i prijedlog knjiženja.

Prodaja

Dokument kojim se evidentira prodaja osnovnog sredstva. Dokument prodaje nosi iste informacije kao i rashod, osim što je u ovom slučaju ostvaren i prihod (kroz izlazni račun).

Prodaja je dokument koji treba proći kroz knjigovodstvo i prijedlog knjiženja

Kalkulacija amortizacije

Kalkulacija amortizacije je dokument kojim se vrši periodički obračun amortizacije osnovnih sredstava u vlasništvu firme (XAML_OSAIAMO200). Amortizacija je knjigovodstveno smanjenje vrijednosti sredstva, a koje rezultira povećanjem troška. Time se vremenski vrijednost osnovnog sredstva prebacuje na troškove (povećavaju troškovi firme i smanjuje dobit). Samo knjiženje se obavlja kroz dvije stavke, na potražnoj strani konto „Akumulirane amortizacije“ sa protustavkom na dugovnoj, konto „Troška amortizacije“.

U praksi se najčešće koristi linearna metoda gdje je zadana stopa amortizacije na nivou godine, tj. broj godina kroz koje se sredstvo u cijelosti amortizira. Koja je stopa amortizacije ovisi o samom sredstvu i zadana je zakonskim propisima. Sustav podržava rad i s drugim metodama (progresivna, degresivna, funkcionalna).

Dokument kalkulacije amortizacije radi na nivou zadanog perioda, što znači da se ne mora obračunavati za cijelu godinu, već se može zadati određeni period (npr. jedan dokument za svaki mjesec u godini, što je i dosta uobičajeno u praksi).

Osim izračuna iznosa amortizacije, kalkulacija raspoređuje iznos analitički na nositelja troška, tj. poslovnu jedinicu kojoj taj trošak pripada. Nositelj troška se određuje iz pokreta osnovnih sredstava koji su važeći za odabrani period kalkulacije. Ako je sredstvo mijenjalo nositelja troška unutar perioda, generiraju se stavke s pripadajućim udjelima za svakog nositelja (u linearnoj metodi ukupni iznos se raspoređuje po nositeljima sa veličinom udjela proporcionalnom broju dana koje je sredstvo provelo kod određenog nositelja).

Kalkulacija amortizacije je dokument koji treba proći kroz knjigovodstvo i prijedlog knjiženja.

Inventura

Dokument kojim se evidentira za svako sredstvo trenutna fizička lokacija (XAML_OSAIINV200). Inventuru treba provoditi popisivanjem samih sredstava i bilježenjem fizičke lokacije samog sredstva. Dokument se sastoji od skupa stavaka, a unutar same stavke je:

• Oznaka sredstva
• Datum popisa
• Tko je popisao
• Lokacija na kojoj se sredstvo nalazi

Inventura se isto tako može provoditi koristeći bar-code čitače, ukoliko su osnovna sredstva prethodno označena jedinstvenom bar-code oznakom.

Dokument inventure se kasnije uspoređuje s evidentiranim stanjem sredstava prema pokretima i potrebno je izvršiti usklađenje. Ovisno o razlikama, moguće je:

• Sredstvo nije evidentirano. Potrebno je evidentirati rashod (izgubljeno, razbijeno, ukradeno...).
• Sredstvo evidentirano, ali na lokaciji različitoj od lokacije u zadnjem pokretu. Potrebno je evidentirati promjenu pokreta (ili možda sredstvo fizički vratiti na pravu lokaciju).

Promjena vrijednosti sredstva

Promjenom vrijednosti sredstva (XAML_OSAIPKV200) omogućen je unos povećanja ili smanjenja vrijednosti sredstva.

Promjena vrijednosti sredstva je dokument koji treba proći kroz knjigovodstvo i prijedlog knjiženja.

Formati

Oznaka formata	Naziv formata
OSA.SRED	Osnovno sredstvo
OSA.POKRET	Pokret osnovnog sredstva
OSAI.OAMO	Obračun amortizacije
OSAI.PROV	Promjena vrijednosti osnovnog sredstva
OSA.RAS	Rashod osnovnog sredstva
OSA.INVENTURA	Inventura osnovnog sredstva
ACCN.KNM	Model knjiženja

Prava pristupa

Svim korisnicima rješenja definiraju se strogo kontrolirana prava pristupa ovisno o organizaciji posla.

Kontrolni mehanizmi

Definirani su kontrolni mehanizmi koji onemogućuju prijelaz iz jedne faze u drugu ukoliko nisu ispunjeni svi uvjeti (odgovarajući status dokumenta, kontrola sadržaja mapa i dokumenata). Isto tako, ugrađene su programske provjere prilikom izmjena stavki dokumenata i brisanja podataka.

Izvještajni sustav

Izvještajni sustav omogućuje pregled osnovnih sredstava, inventurnu listu,...

• RS.OSAAMO000 – Popis osnovnih sredstava koja nisu uključena u obračun amortizacije
• RS.OSAAMO000 – Pregled obračuna amortizacije
• RS.OSABIL001 – Usporedba OSA s knjigovodstvom
• RS.OSAMOD001 – Popis osnovnih sredstava
• RS.OSAOSA000 – Kartica osnovnog sredstva
• RS.OSAOSA003 – Ulaganja u imovinu u periodu
• RS.OSAPCV000 – Ispis dokumenta promjene vrijednosti

Sitni inventar

• RS.RSSKLALL01 - Lager lista na dan
• RS.RSSKLALL01B - Leger lista bez iznosa
• RS.RSSITI0090 - Inventurna lista za komisiju
• RS.RSSKLA8861 - Inventura skladišta
• RS.RSSITI0089 - Pregled zaduženja po radniku
• RS.SKLADLAG001 - Pregled skladišta
• RS.RSSITI0055 - Isknjiženje sitnog inventara