Procedura knjiženja
Definicije i pojmovi
Nalog za knjiženje - temeljnica, dokument kojim se provodi knjiženje poslovnih događaja temeljem vjerodostojnih knjigovodstvenih isprava. Omogućeno je automatsko kontiranje i knjiženje stavki naloga prema predefiniranim pravilima knjiženja.
Knjigovodstvena valuta - valuta u kojoj se knjiže dokumenti i stavke knjigovodstvenih događaja u skladu sa zakonskim propisima države.
Originalna valuta - valuta u kojoj je knjigovodstveni događaj nastao.
Tipovi temeljnica
Start početno stanje, SPS - temeljnica početnog stanja koja se upisuje na samom početku instalacije knjigovodstvenog sustava F4B kao prvo početno stanje.
Promet tekuće godine, PTG- temeljnica obuhvata prometa tekuće godine. Promet tekuće godine obuhvaća sve naloge za knjiženje, a odnose se na promet godine: knjiženje ulaznih računa, izlaznih računa, blagajne, putnih naloga, plaće, amortizacije osnovnih sredstava,...
Početno stanje, PS - temeljnica koja se koristi za početno stanje godine (nakon prve godine starta početnog stanja).
Zatvaranje klasa, ZK - temeljnica za zatvaranje konta klase 4 i 7 prije izrade završnog računa.
Tečajne razlike, TR - temeljnica za knjiženje tečajnih razlika.
Završna temeljnica, ZT- temeljnica za knjiženje završnog računa.
Koraci rada
Procedura knjiženja obuhvaća slijedeće korake:
- Upis knjigovodstvenog naloga prema vrsti dokumenta, odnosno vrstama knjigovodstvenih isprava (aplikacija Knjigovodstvo)
- Aktiviranje naloga/ temeljnice
- Pokretanje funkcije za prijedlog knjiženja dokumenta (ili mape) u kontekstu rada s odgovarajućim dokumentima i mapom u aktivni nalog
1. Upis knjigovodstvenog naloga
Knjigovodstveni nalog upisuje se prema vrsti naloga za knjiženje u pripadajuću mapu.
U nastavku je dan pregled tipova temeljnica:
- start početno stanje, SPS
- početno stanje godine, PS
- promet tekuće godine, PTG
- zatvaranje klasa, ZK
- tečajne razlike, TR
- završna temeljnica, ZT
Neophodno je da se kroz administraciju knjigovodstva uspostavi veza između naloga za knjiženje i vrste dokumenta koja se može knjižiti određenim nalogom.
Funkcija za upis knjigovodstvenog naloga poziva se s kontrolne ploče u kontekstu rada s nalozima za knjiženje. Tako se npr. nalozi za knjiženje ulaznih računa upisuju u pripadajuću radnu mapu vrste knjiženje ulaznih računa; nalozi za knjiženje putnih naloga upisuju se u radnu mapu vrste knjiženje putnih naloga itd.
Izgled ekrana za upis knjigovodstvenog naloga:
2. Aktiviranje knjigovodstvenog naloga
Da bi se dokumenti mogli proknjižiti, potrebno je aktivirati nalog u koji će se pripadajući dokumenti knjižiti (ACNAL201). Jedan korisnik može imati samo jedan aktivan nalog u trenutku knjiženja u nalog, čime je osigurana veća kontrola knjiženja te smanjen rizik od eventualnih grešaka.
Nije moguće aktiviranje naloga ukoliko je nalog u mapi koja je dodijeljena grupi korisnika.
Izgled ekrana za aktiviranje naloga:
3. Prijedlog knjiženja dokumenta
Prijedlog knjiženja dokumenta (ACDCI100C) provodi se unutar radne mape odgovarajuće vrste dokumenta u poslu knjiženja pozivom funkcije za prijedlog knjiženja s kontrolne ploče. Za knjiženje ulaznih računa potrebno je pozicionirati se na radnu mapu vrste ulaznih računa, izabrati dokument koji je potrebno proknjižiti i aktivirati funkciju za prijedlog knjiženja s kontrolne ploče.
Izgled ekrana s proknjiženim stavkama dokumenta ulaznog računa za komunalne usluge:
Ukoliko prilikom knjiženja stavki računa nisu ispunjeni uvjeti knjiženja definirani kroz pravila knjiženja (Administracija knjigovodstva > Upute po kontu i firmi, XAML_ACCNADM011/ FNKC002), stavke koje ne zadovoljavaju upisanim pravilima bit će označene crvenom bojom s pripadajućim upozorenjima.
4. Upis u bilancu
Nakon što je napravljen prijedlog knjiženja, stavke je potrebno upisati u bilancu.
Potrebno je izabrati ispravan nalog (za ovaj primjer izabrat ćemo nalog za knjiženje ulaznih računa) i s kontrolne ploče izabrati funkciju Knjiženje u nalog, modul ACNAL216C. S alatne vrpce modula potrebno je izabrati Opcije > Zaključavanje (upis u bilancu). Potrebno je potvrditi zaključavanje i stavke će biti upisane u bilancu s datumom naloga.
Primjeri upozorenja (validacijskih poruka) prilikom knjiženja i akcije koje treba poduzeti:
- Datum dokumenta mora biti manji ili jednak datumu knjiženja.
Datum dokumenta koji se knjiži mora biti manji ili jednak datumu knjiženja, odnosno datumu naloga za knjiženje. Provjerite datume dokumenta koji se knjiži. Stavke računa u bilancu se upisuju s datumom naloga za knjiženje.
- Ekstenzija konta mora biti upisana
Ukoliko je kroz administraciju knjigovodstva, upute po kontu i firmi definirano da stavke moraju imati ekstenziju, potrebno je za sve stavke s upozorenjima o ekstenziji upisati/izabrati pripadajuću ekstenziju.
- Nije dozvoljeno knjiženje u zatvoreni period
Provjerite da li je otvoren period knjiženja kroz Administraciju knjigovodstva> Periodi knjiženja za mjesec u kojem knjižite, XAML_ACCNADM035/ FNMJE001.
- Pravilo knjiženja nije pronađeno
Pravilo knjiženja za navedeni dokument/stavke nije pronađeno. Kroz modul Uputstva knjiženja dokumenta, FNACR011 upišite pravila knjiženja.
NALOG ZA KNJIŽENJE NIJE PRONAĐEN
KONTO NIJE PRIDRUŽEN FIRMI
IZNOS MORA BITI UPISAN
IZNOS NE SMIJE BITI UPISAN
KONTO NIJE PRONAĐEN
KONTO MORA BITI UPISAN
NEPOSTOJEĆA VRSTA DOKUMENTA
VRSTA DOKUMENTA MORA BITI UPISANA
VRSTA STAVKE NIJE PRONAĐENA
VRSTA STAVKE MORA BITI UPISANA
NE POSTOJI DOKUMENT SA ZADANIM BROJEM OPP-a
- OPP dokumenta mora biti upisan
U pravilima knjiženja je definirano da OPP dokumenta mora biti upisan, npr.dug.dok (duguje, dokument) te stoga knjiženje stavke nije moguće bez upisanog OPP-a. Označiti stavku uz koju se javlja poruka da OPP mora biti upisan. Kliknuti na Knjiženje stavke na alatnoj vrpci modula za prijedlog knjiženja te ručno upisati broj OPP-a dokumenta koji se knjiži uz stavku s validacijskom porukom.
OPP DOKUMENTA NE SMIJE BITI UPISAN
NE POSTOJI DOKUMENT SA ZADANIM BROJEM OPP-a
OPP POZICIJE MORA BITI UPISAN
OPP POZICIJE NE SMIJE BITI UPISAN
NEPOSTOJEĆA ŠIFRA FONDA
- Fond mora biti upisan
Ukoliko je kroz administraciju knjigovodstva, upute po kontu i firmi definirano da stavke moraju imati upisan fond, potrebno je za sve stavke s upozorenjima o fondu upisati/izabrati pripadajuću ekstenziju.
FOND NE SMIJE BITI UPISAN
EKSTENZIJA KONTA NE SMIJE BITI UPISANA
EKSTENZIJA NIJE PRIDRUŽENA KONTU
NEPOSTOJEĆA ŠIFRA ANALITIKE
ANALITIKA MORA BITI UPISANA
Ukoliko je za navedeni konto definirana analitika, potrebno je izmijeniti račun na način da se otključa,
ANALITKA INTERNIH ODNOSA MORA BITI RAZLIČITA OD FIRME KNJIŽENJA.
ANALITKA INTERNIH ODNOSA NE SMIJE BITI UPISANA
POGREŠNA VRSTA ANALITIKE
PJ NE PRIPADA LISTI PRIDRUŽENIH KONTU
DATUM DOKUMENTA MORA BITI ZADAN
DATUM DOKUMENTA MORA BITI MANJI ILI JEDNAK DATUMU KNJIŽENJA
DATUM DOKUMENTA NE SMIJE BITI VEĆI OD TRENUTNOG DATUMA
DATUM DOSPIJEĆA MORA BITI UPISAN
DATUM DOSPIJEĆA NE SMIJE BITI UPISAN
IZNOS MORA BITI UPISAN
IZNOS NE SMIJE BITI UPISAN
TEČAJ MORA BITI ZADAN
VALUTA KNJIŽENJA MORA BITI UPISANA
VALUTA NIJE DOZVOLJENA NA KONTU
DATUM PDV-a MORA BITI UPISAN
DATUM PDV-a NE SMIJE BITI UPISAN
PDV STOPA NE SMIJE BITI UPISANA
PDV STOPA MORA BITI ZADANA
VRSTA PDV STOPE MORA BITI ZADANA
PDV OSNOVICA MORA BITI UPISANA
PDV OSNOVICA NE SMIJE BITI UPISANA
PDV OSNOVICA MORA BITI UPISANA
PDV OSNOVICA NE SMIJE BITI UPISAN
Opis knjiženja mora biti upisan
- Nije dozvoljeno knjiženje u neaktivan nalog ili nalog aktiviran od drugog korisnika
Knjiženje u nalog kojemu je vlasnik druga osoba, a ne vi, nije dozvoljeno. Jedan korisnik može imati samo jedan aktivan nalog u trenutku knjiženja u nalog, čime je osigurana veća kontrola knjiženja te smanjen rizik od eventualnih grešaka.
- Nije dozvoljeno knjiženje u zatvoreni knjigovodstveni period
Knjiženje u zatvoreni period nije dozvoljeno.
- Pravilo knjiženja nije pronađeno
Za navedenu kombinaciju pravilo knjiženja nije pronađeno. Potrebno je upisati pravilo knjiženja kroz modul FNACR011 (Administracija knjigovodstva > Pravilo knjiženja).
'Vrsta dokumenta {0} ne može se knjižiti u nalog vrste {1}
Nisu dozvoljene izmjene na likvidiranoj stavci.
Nisu dozvoljene na stavci koja sudjeluje u zatvaranju.