Model procesa

Proces obrade dokumenata nabave prilagođava se organizaciji rada. Dokumenti nabave kroz aplikaciju Nabave razvrstavaju se prema vrsti dokumenta na:

• predloške trebovnika (predlošci zahtjeva)
• trebovnike (zahtjeve)
• narudžbenice te
• dokumente cjenika

Svaki od navedenih vrsta dokumenata pripada svojoj mapi koje u sustavu djeluju kao nositelji informacija. Rješenje nabave vrlo često se vezuje sa skladišnim poslovanjem, ali u sustavu može djelovati i samostalno, bez skladišnog poslovanja.

Osnovni proces nabave obuhvaća slijedeće korake:

• Kreiranje inicijalnih zahtjeva za nabavom određenog artikla, robe, materijala
• Odobravanje zahtijevanih količina od strane nadležne osobe
• Zaprimanje odobrenih zahtjeva u Službi nabave i obrada:
  1. Služba nabave provjerava da li zahtijevana količina artikla već postoji na skladištu. Ako artikla ima dovoljno, djelatnici skladišne službe izdaju zahtijevanu količinu artikla odjelu koji je inicirao nabavu temeljem zaprimljenog i odobrenog zahtjeva.
  2. u slučaju da na skladištu nema artikla (ili postoji, ali ne u dovoljnoj količini) Nabavna služba ga naručuje.
• Služba nabave objedinjuje sve narudžbe i odabire dobavljača u skladu s definiranim kriterijima (cijena, rokovi isporuke, kvaliteta) te kreira narudžbenice prema dobavljaču(ima).
• Djelatnici skladišta zaprimaju naručenu robu te je temeljem zaprimljenih zahtjeva, odnosno narudžbi izdaju

Zaprimanjem računa od dobavljača ažurira se analitička evidencija dobavljača, ulazni račun se knjiži u knjigovodstvenim evidencijama, a plaćanjem računa prema dobavljaču zatvara se proces nabave.

Funkcije rada definiraju se prilagodbom kontrolne ploče za svakog korisnika/grupu korisnika i ovise o trenutnom kontekstu.

Obzirom na standardnu proceduru rada s mapama i dokumentima, pogledati poglavlja Standardne funkcionalnosti rada s mapama i Standardne funkcionalnosti rada s dokumentima.

Za postavke mape i dokumenata pogledati poglavlje:

• Postavke predložaka trebovnika
• Postavke trebovnika
• Postavke narudžbenica

Korisnička procedura rada opisana je u poglavljima:

• Rad s predlošcima trebovnika
• Rad s trebovnicima
• Rad s narudžbenicama

Features (funkcije)

Vezivanje s cjenikom

Kod generiranja narudžbenice/više narudžbenica stavkama trebovnika koje imaju vezu na cjenik iz stavke trebovnika će se sve vrijednosti prepisati u narudžbenicu, a stavkama koje imaju samo dobavljača će se za tog dobavljača dohvatiti stavka cjenika i prepisati se vrijednosti u narudžbenicu.

Promjenom dobavljača u narudžbenici i XAML_NACNTRE300 opcijom postavi cijene, promjenom rabata, cijene ili artikla obrisat će se veza na cjenik.

Postavka vrste dokumenta 'Bez kontrole PJ trebuje'

Ako je indikator 'Bez kontrole PJ trebuje' uključen, u XAML_NACNTRE300 kod generiranja narudžbenice i u XAML_NACNNAR200 kod odabira stavki trebovnika:

• u narudžbenicu će se iz stavki trebovnika prepisati Dobavljač ako postoji barem jedna stavka koja ima upisanog dobavljača,
• Mjesto troška se neće prepisati,
• Skladište će se prepisati ako postoji barem jedna stavka koja ga ima upisanog.

Za narudžbenice kojima ovaj indikator nije postavljen će se u narudžbenicu iz stavki trebovnika:

• prepisati Dobavljač ako postoji barem jedna stavka koja ima upisanog dobavljača,
• Mjesto troška će se prepisati iz PJ trebuje, a
• Skladište će se prepisati ako postoji barem jedna stavka koja ga ima upisanog.

Poslovni proces

Proces nabave prilagođava se zahtjevima korisnika i organizaciji rada. Prilagodbe zahtjevima korisnika i procesu rada u odnosu na donji dijagram tijeka, koji je naveden kao standardni primjer procesa nabave, moguće su konfiguracijom postavki dijagrama tijeka prema vrsti mape (procesne faze) kroz Administraciju sustava.

Poslovni proces	Aktivnosti u procesu	Aplikacija, vrsta mape i aktivnost
Upis predloška trebovanja (upis zahtjevnice)	Upis mape (ukoliko nije već upisana) i upis dokumenta predloška za trebovanja koja se često ponavljaju	NABAVA / PREDLOŠCI TREBOVNIKA / UPIS
Iniciranje postupka nabave upisom trebovnika	Upis mape trebovnika (ukoliko već nije upisana) i upis dokumenta trebovnika	NABAVA / MAPA TREBOVNIKA / UPIS
Slanje trebovnika na ovjeru	Slanje trebovnika odgovornoj osobi na ovjeru	NABAVA /MAPA TREBOVNIKA / UPIS
Ovjera trebovnika i dodjela referenta	Ovjera trebovnika; ispravak količine; dodjela referenta	NABAVA / MAPA TREBOVNIKA / OVJERA
Generiranje narudžbenice	Generiranje narudžbenice iz ovjerenih stavki trebovnika	NABAVA / MAPA NARUDŽBENICA / UPIS
Slanje narudžbenice na ovjeru	Slanje narudžbenice na ovjeru ukoliko tako zahtijeva proces obrade	NABAVA / MAPA NARUDŽBENICA / UPIS
Ovjera narudžbenice	Ovjera narudžbenice ukoliko tako zahtijeva proces nabave	NABAVA / NARUDŽBENICA / OVJERA
Slanje narudžbenice dobavljaču	Slanje narudžbenice dobavljaču putem e-maila	NABAVA / NARUDŽBENICA / LIKV
Vezivanje narudžbenice s ulaznim računom	Vezivanje narudžbenice s ulaznim računom u skladu s definiranim politikama veza	ULAZNI RAČUN / MAPA ULAZNIH RAČUNA / UPIS

Veze s drugim procesima / rješenjima

• Skladišno poslovanje
• Ulazni računi
• Izvještajni sustav

Preduvjeti

Osnovni preduvjeti za rad rješenja Nabave su:

• upisane vrste dokumenta i pripadajuće vrste mape kroz administraciju sustava s kontrolnim prijelazima, dozvolama za rad i pripadajućim aktivnostima
• upisani i ažurirani podaci kroz Administraciju kataloga artikala
• dodijeljene dozvole za rad referentima nabave kroz Administraciju nabave
• postavljeni dokumenti i kontrolna ploča za rad

Vezana poglavlja

Skladišno poslovanje