Trebovnici

Trebovnik je inicijalni dokument temeljem kojeg odjel ili poslovna jedinica inicira proces nabave. Podaci trebovanja upisuju se kroz:

• zaglavlje dokumenta
• stavke (artikli i usluge)

Ukoliko se provode standardna, predefinirana mjesečna, dnevna ili godišnja trebovanja, upis stavki se može ubrzati korištenjem Predložaka trebovnika.

Obzirom na standardnu proceduru rada s mapama i dokumentima, pogledati poglavlja Standardne funkcionalnosti rada s mapama i Standardne funkcionalnosti rada s dokumentima.

Za postavke mape i dokumenata pogledati poglavlje Postavke trebovnika.

Funkcije (features)

1. Postavke dobavljača

Za svaku upisanu stavku artikla ili usluge, moguće je izabrati Dobavljača. Taj podatak je kasnije potreban za grupnu izradu narudžbenica iz trebovnika. Ukoliko odabrani artikl ima popunjeno polje “Standardni dobavljač”, isti će biti prepisan u stavku trebovnika, no može se naknadno izmijeniti. Dobavljač se može izmijeniti u stavci i u koraku odobrenja.

• U format artikla ugrađeno je polje za evidenciju standardnog dobavljača, koji se kasnije koristi u stavkama trebovnika

2. Vezivanje s cjenikom

Kod generiranja narudžbenice/više narudžbenica stavkama trebovnika koje imaju vezu na cjenik iz stavke trebovnika će se sve vrijednosti prepisati u narudžbenicu, a stavkama koje imaju samo dobavljača će se za tog dobavljača dohvatiti stavka cjenika i prepisati se vrijednosti u narudžbenicu.

Promjenom dobavljača u narudžbenici i XAML_NACNTRE300 opcijom postavi cijene, promjenom rabata, cijene ili artikla obrisat će se veza na cjenik.

Procedura rada

1. Upis mape

• U stablu aplikacija, mapa i dokumenata pozicionirati se na vrstu mape Skladišni dokumenti unutar aplikacije Nabava. Stablo aplikacija otvara se duplim klikom na naziv aplikacije ili klikom na strelicu koja se nalazi lijevo od naziva aplikacije.
• Na alatnoj vrpci mapa i dokumenata izabrati funkciju za upis nove mape .
• Upisati tražene podatke za upis mape (opis mape) i spremiti ih. Kreirana mapa bit će prikazana u stablu aplikacija i mapa pod aplikacijom Nabava.

Mapa se kreira ovisno o poslovnom procesu, npr. jedna mapa može biti na nivou godine ili po skladištu, komitentu ili sl.

2. Rad s dokumentima trebovnika

• Pozicionirati se na radnu mapu trebovnika u koju se upisuju dokumenti.
• Izabrati funkciju za upis trebovnika Novi trebovnik/ Upis trebovnika, modul XAML_NACNTRE200 s alatne vrpce, eng. ribbona modula za rad s dokumentima)
• Otvorit će se ekran modula XAML_NACNTRE200
• Upisati potrebne informacije u zaglavlje dokumenta (Naziv firme, Vrsta dokumenta, Opis, Zahtjeva PJ,...) te pripadajuće stavke trebovnika.
• Stavke trebovnika upisuju se pozivom funkcije za upis novog zapisa pri čemu se otvara ekran modula XAML_NACNTRE201.

Ukoliko je definiran i upisan predložak trebovnika, stavke se mogu automatski prekopirati iz predloška tako da se za upis stavki izabere funkcija Izbor iz predloška > pretraže predlošci koji su upisani > izabere željeni predložak. Predložak će sa svojim pripadajućim stavkama biti "prekopiran" u trebovnik koji je aktivan.

• Upisati potrebne podatke o artiklu i spremiti upisane podatke odabirom funkcije Spremi. Novi artikl se može upisati pozivom funkcije Novi artikl iz ekrana modula XAML_NACNTRE201.
• Po upisu svih artikala spremiti izmjene odabirom funkcije Spremi.
• Zaključati dokument pozivom funkcije s alatne vrpce modula XAML_NACNTRE200.

Izmjena dokumenta

Za izmjenu upisanog dokumenta koristiti Izmjena dokumenta, XAML_NACNTRE200 (funkcija se poziva u kontekstu rada s dokumentom: Lista dokumenata > Označiti dokument koji se mijenja > Izabrati funkciju za izmjenu s s alatne vrpce, eng. ribbona modula za rad s dokumentima)). U slučaju da je dokument koji se mijenja zaključan, prethodno ga je potrebno otključati.

Brisanje dokumenta

Nije dozvoljeno brisanje dokumenta koji sadrži vezane stavke ili je u statusu >= 30.

Za brisanje upisanog dokumenta koristiti Brisanje dokumenta, XAML_NACNTRE700 (funkcija se poziva u kontekstu rada s dokumentom: Lista dokumenata > Označiti dokument koji se briše > Izabrati funkciju za brisanje s s alatne vrpce, eng. ribbona modula za rad s dokumentima). Dokument koji se briše obavezno označiti kvačicom! U slučaju da je dokument koji se briše zaključan, prethodno ga je potrebno otključati i izbrisati sve upisane stavke. Stavke se brišu na način da se označe svi zapisi koji se brišu (označavanje više zapisa) i izabere funkcija za brisanje s alatne vrpce modula XAML_NACNTRE200.Ukoliko je dokument vezan, potrebno je izbrisati veze, inače sustav neće dozvoliti brisanje dokumenta.

3. Slanje trebovnika na ovjeru

• Izabrati dokument trebovnika koji se šalje na ovjeru
• Izabrati funkciju Pošalji dokumente s alatne vrpce, eng. ribbona modula za rad s dokumentima
• Otvara se izbornik za slanje dokumenata s listom poslova i dijeljenih mapa (modul XAML_SPLISTD201). Pogledati rad s modulom XAML_SPLISTD201.
• Pokazivačem miša označiti jedan od ponuđenih poslova prikazanih u izborniku Pošalji na posao s lijeve strane.
• Iz izbornika Mapa korisnika, s desne strane ekrana, označiti dijeljenu mapu.
• Poslati dokument na označeni posao u izabranu mapu.
• Akcijom slanja, dokument se više neće prikazivati na vašoj listi dokumenata.

Upozorenje: Ukoliko se na ekranu za slanje dokumenta ne prikazuje mapa u koju se šalje dokument, korisnik kojemu šaljete određeni dokument nije otvorio ili podijelio mapu. Korisnik kojemu šaljete dokument mora otvoriti i podijeliti mapu za prihvat dokumenta.

4. Ovjera trebovnika

• Iz liste dokumenata trebovnika unutar radne mape ovjere trebovnika izabrati dokument koji je potrebno ovjeriti.
• S kontrolne ploče izabrati funkciju Ovjera dokumenta, XAML_NACNTRE210 pri čemu će se otvoriti ekran modula ovjere. Napraviti korekciju zahtijevanih količina ukoliko je potrebno, dodijeliti referenta nabave te eventualno upisati dodatne komentare/napomenu i/ili izmijeniti dobavljača. Dodjela referenta u ovom koraku nije obavezna.
• Spremiti izmjene odabirom funkcije Spremi
• Zaključati dokument pri čemu će status dokumenta preći u 40.

Za pregled osobnih trebovanja koristi se modul XAML_NACNTRE500 (funkcija se poziva u kontekstu rada s dokumentom: Lista dokumenata > Izabrati funkciju za pregled s kontrolne ploče).