Uvod

Rješenje Nabave omogućuje upravljanje zalihama, prati sve zahtjeve za nabavom robe, narudžbe, ulaze, izlaze. Moguća je kontrola troškova prije samog nastanka troška evidencijom svih zahtjeva za nabavku i izračunom cijena i iznosa na temelju cjenika dobavljača ili povijesti.

Operativni proces nabave može teći na razne načine: u više dijelova (službi), po projektima, vrstama roba ili slično. Podrška načinu rada koju odabere Korisnik prilagođava se potrebama Korisnika.

Implementacijom rješenja Nabave omogućeno je:

• kreiranje, izmjena i pregled trebovnika s mogućnošću upisa dobavljača u svakoj stavci trebovnika
• ispisivanje i pretraživanje trebovnika
• kreiranje trebovnika iz predloška trebovnika čime se ubrzava sam proces učestalih trebovanja
• odobrenje trebovnika s mogućnošću izmjene dobavljača i količina te dodjele referenta obrade stavke
• slanje odobrenih stavki trebovnika drugom referentu (u slučaju da stavka ne pripada zaduženom referentu)
• slanje odobrenih stavki trebovnika skladištu kako bi se provjerile zalihe trebovanih stavki
• upis note-a za svaki od dokumenata u sustavu
• prilaganje elektroničkih sadržaja za svaki od dokumenata u sustavu (prilozi)
• centralizirana obrada trebovnika i narudžbenica
• automatsko generiranje jedne ili više narudžbenica (ovisno o mjestu isporuke) iz odobrenih stavki trebovnika
• automatski upis zadnjih cijena u stavkama narudžbenice za pojedinog dobavljača
• izmjena, ispis i pretraživanje narudžbenica
• veza sa skladišnim poslovanjem
• praćenje svih akcija nad dokumentima (Audit Trail)

Karakteristike rješenja

• Jedinstveni katalog artikala
• Evidencija trebovanja (zahtjeva) i usklađivanje zahtjeva vezanih za naručivanje
• Mogućnost korištenja predložaka trebovnika
• Ovjera trebovnika
• Prijedlog narudžbi prema pristiglim trebovanjima
• Mogućnost generiranja jedne ili više narudžbenica iz odobrenih stavki trebovnika
• Pretraživanje trebovnika i narudžbenica
• Likvidiranje trebovnika s isporukom
• Likvidiranje narudžbi s prijemom robe
• Evidencija ugovora/cjenika dobavljača
• Izvještajni sustav
• Podrška pri odlučivanju u procesu nabave i upravljanja zalihama

Rješenje se sastoji od niza gotovih modula (ekranskih formi) koje se prilagođavaju i konfiguriraju prema zahtjevima korisnika. Otvorenost arhitekture osigurava jednostavnu:

• prilagodbu organizaciji rada
• proširenje i nadogradnju novim funkcionalnostima
• prilagodbu internim pravilnicima i procedurama

Obuhvat vrste dokumenata

Rješenje obuhvaća dokumente:

• Predložaka trebovnika
• Trebovnika
• Narudžbenica

Predložak trebovnika

Predložak trebovnika je dokument koji omogućuje upis stavki trebovanja koje se učestalo naručuju i samim tim ubrzava proces trebovanja i nabave.

Trebovnik

Trebovnik ili zahtjevnica je inicijalni dokument kojim određena poslovna jedinica inicira posao nabave tj. zahtjeva isporuku određenog materijala (robe, sirovine) i usluge. Poslovna jedinica za ispunjenje zahtjeva kreira dokument zahtjevnice i upućuje ga nadležnoj osobi na odobrenje, a zatim se prosljeđuje službi nabave odnosno osobi zaduženoj za nabavu. Zahtjevnicu ili trebovnik moguće je zatvoriti izdatnicom iz skladišta, narudžbenicom dobavljača ili jednim i drugim dokumentom.

Narudžbenica

Narudžbenica je dokument koji se šalje dobavljaču. Ovim dokumentom pismeno se obavještava dobavljač o nabavci artikla. Vrlo često narudžbenica je obvezujući dokument za naručitelja, a može biti i za dobavljača ako je tako definirano ugovorom. U narudžbenici je preporučljivo upisati ugovorenu ili dogovorenu cijenu te navesti reference po kojima je cijena upisana.

Narudžbenicu ispisuje Nabavna služba (ili zadužena osoba) na temelju pristiglih zahtjeva za nabavom materijala (robe ili sirovine) ili na temelju stanja na skladištu.

Formati

Oznaka formata	Naziv formata
NTRB	Trebovnik/ Predložak trebovnika
NANAR	Narudžbenica

Prava pristupa

Svim korisnicima rješenja definiraju se strogo kontrolirana prava pristupa ovisno o organizaciji posla.

Kontrolni mehanizmi

Definirani su kontrolni mehanizmi koji onemogućuju prijelaz iz jedne faze u drugu ukoliko nisu ispunjeni svi uvjeti (odgovarajući status dokumenta, kontrola sadržaja mapa i dokumenata). Isto tako, ugrađene su programske provjere prilikom izmjena stavki dokumenata i brisanja podataka.

Izvještajni sustav

Izvještajni sustav omogućuje pregled trebovnika i narudžbenica, ispis trebovnika i narudžbenica.