Ulazni računi
Postavke mape i dokumenata ulaznih računa
Koraci rada:
- Kreirati vrstu mape za upis ulaznih računa
- Za preglednik mape postaviti modul MXESTD200 ili XAML_ACCNRAC100
- Postaviti tijek i dozvole
- Kreirati onoliko vrsta dokumenata ulaznih računa koliko zahtijeva organizacija rada
- Za format dokumenta postaviti ACCP, Račun
- Postaviti kontrolnu ploču u poslu UPISA:
- Upis računa ACRAC213B/ XAML_ACCNRAC200 > upis glave računa
- Izmjena podataka ACRAC213B/ XAML_ACCNRAC200 > izmjena podataka
- Upis stavki računa ACRAC200B > upis stavki
- Brisanje podataka ACRAC700 > brisanje upisanih podataka za izabrani račun
- Skeniranje i pregled priloga XAML_DFLODOC200 ili XAML_DFLODOC220 (za direktno skeniranje)
- Slanje na ovjeru XAML_DFLOOVJ200
- Pregled staze ovjere XAML_DFLOOVJ110
- Put ovjere DSLNK1000 > put ovjere računa (stari modul)
Opcionalno:
- Pregled knjiženja po dokumentu FNKNJ300
- Neproknjiženi ulazni računi #UDM_RS.ACCN9091
- Stanje računa #UDM_RS.ACCNFIN009
- Veza na narudžbenicu (ili drugi dokument ovisno o politikama veza) XAML_DFLOVEZ200 ili DFLOPOS300
- Postaviti dokumente i grupe ovjere kroz modul Administracije ovjere DSLADM
- Postaviti kontrolnu ploču u poslu KNJIŽENJA:
- Prijedlog knjiženja dokumenta ACDCI100C
- Izmjena stavki računa ACRAC200B
- Izmjena glave računa ACRAC213B
- Prijedlog knjiženja mape ACDCI100C
- Aktiviranje naloga ACNAL201
- Tiskanje sadržaja mape #UDM_RS.RSUFA5001
- Pregled aktivnog naloga ACNAL217
Vrste mapa i dokumenata
| Oznaka | Opis | |
|---|---|---|
| Aplikacija | UFA | Ulazni računi |
| Vrsta mape | UFA.UR | Mapa ulaznih računa |
| Vrsta dokumenta |
Kreira se onoliko vrsta dokumenata koliko zahtijeva organizacija rada, npr. ulazni računi za komunalne usluge, komunikacije, vozila, reprezentaciju, marketing i sl. |
|
| Format dokumenta | ACCP | Račun |
| Pregled mape ulaznih računa | MXESTD200 | Standardni preglednik mape ulaznih računa |
Korisnici sustava
| Naziv grupe | Oznaka |
|---|---|
| Ulazni računi | Administratori ulaznih računa |
| Arhiva | *END |
| Obrisani dokumenti | *ERR |
| Imenovani korisnici zaduženi za obradu ulaznih računa |
Status
Statusi mapa izračunavaju se prema najnižem statusu dokumenata u mapi. Mogući statusi mapa:
| Oznaka | Opis |
|---|---|
| 10 | Upis mape |
| 15 | Mapa sadrži dokumente u statusu 15 |
| 20 | Mapa sadrži dokumente u statusu 20 |
| 30 | Mapa sadrži dokumente u statusu 30 |
Statusi dokumenata:
| Oznaka | Opis |
|---|---|
| 15 | Upis dokumenta |
| 20 | Upis stavki dokumenta |
| 30 | Zaključan dokument/stavka |
Dijagram tijeka (proces rada)
UPIS > OVJ > KNJ > PDV
*END, *ERR
Procedura rada:
- upis mape
- upis glave računa
- upis stavki računa
- zaključavanje dokumenta
- slanje dokumenata na ovjeru
- slanje mape na posao knjiženja
Upis mape
Putanja: Ulazni računi (naziv aplikacije) > Upis mape ulaznih računa (vrsta mape Ulazni račun u poslu UPIS-a)
Unutar stabla aplikacija izabrati aplikaciju Ulazni računi i vrstu mape Ulazni računi. Upisati novu procesnu mapu za izabranu vrstu mape u poslu upisa pozivom funkcije za upis mape s alatne vrpce mapa.
Funkcija upisa mape:
- Upis nove mape
Ostale funkcije rada s mapom ulaznih računa (detaljnije Upis glave i stavki dokumenata ulaznih računa
U mapu se upisuju informacije o ulaznim računima. Funkcije kontrolne ploče prilagođavaju se organizaciji rada
Funkcije kontrolne ploče u poslu upisa:
- Upis računa ACRAC213B/ XAML_ACCNRAC200 > upis glave računa
- Izmjena podataka ACRAC213B/ XAML_ACCNRAC200 > izmjena podataka
- Upis stavki računa ACRAC200B > upis stavki
- Brisanje podataka ACRAC700 > brisanje upisanih podataka za izabrani račun
- Skeniranje i pregled priloga XAML_DFLODOC200 ili XAML_DFLODOC220 (za direktno skeniranje)
- Slanje na ovjeru XAML_DFLOOVJ200
- Pregled staze ovjere XAML_DFLOOVJ110
- Put ovjere DSLNK1000 > put ovjere računa (stari modul)
Opcionalno:
- Pregled knjiženja po dokumentu FNKNJ300
- Neproknjiženi ulazni računi #UDM_RS.ACCN9091
- Stanje računa #UDM_RS.ACCNFIN009
- Veza na narudžbenicu (ili drugi dokument ovisno o politikama veza) XAML_DFLOVEZ200 ili DFLOPOS300
Slanje dokumenata na ovjeru
Funkcijom Put ovjere, CAML_DFLOOVJ200 ili DSLNK1000 s kontrolne ploče pridružimo korisnika(e), grupu korisnika koja ima zaduženje ovjeriti dokument.
Korisnik ovjerava ili osporava dokument (nakon pregleda priloga F9) pritiskom na izbornik Kontrolna točka ili na „desni klik“ miša (ACRAC210). Osoba zadužena za Protokol ulaznih računa može pratiti kod koga se dokument trenutno nalazi na ovjeri (stupac Kontrolira u pregledu mape ulaznih računa). Kada su svi korisnici ovjerili dokument, simbol ovjere se mijenja („podignut dlan“ u „prst gore“ za ispravan/ovjeren dokument ili „prst dolje“ za neispravan dokument), kao i boja retka („crno“ u „zeleno“ za ovjeren dokument ili u „crveno“ za neispravan/odbijen dokument).
Knjiženje ulaznih računa
U poslu knjiženja ulaznih računa, aplikacija Ulazni računi, omogućena je izrada prijedloga knjiženja po dokumentu ili mapi.
Funkcije kontrolne ploče u poslu knjiženja:
- Prijedlog knjiženja dokumenta ACDCI100C
- Izmjena stavki računa ACRAC200B
- Izmjena glave računa ACRAC213B
- Prijedlog knjiženja mape ACDCI100C
- Aktiviranje naloga ACNAL201
- Tiskanje sadržaja mape #UDM_RS.RSUFA5001
- Pregled aktivnog naloga ACNAL217
Daljnji koraci
Ovjereni i knjiženi dokumenti upisuju se u nalog za knjiženje (temeljnicu) ulaznih računa kroz aplikaciju Knjigovodstvo u poslu knjiženja, za vrstu mape Knjiženje ulaznih računa. Da bi se dokumenti mogli proknjižiti potrebno je upisati nalog i aktivirati ga. Detaljnije Knjiženje naloga ulaznih računa
Arhiviranje mape
Mapa se arhivira po završetku operativnog korištenja.
Označiti mapu koju se želi arhivirati i izabrati funkciju Slanje mape drugom korisniku ili grupi korisnika. Izabrati posao *END (Arhiviranje mape) i grupu korisnika *END (Arhiva).
Brisanje mape
Mapu koja sadrži dokumente, odnosno vezane informacije nije moguće obrisati. Mapa se ne briše, već se šalje na posao obrisanih dokumenata *ERR, grupi *ERR te se na taj način evidentira unutar samog sustava.
Označiti mapu koju se želi obrisati i izabrati funkciju Slanje mape drugom korisniku ili grupi korisnika. Izabrati posao *ERR (Mapa pogrešnih dokumenata) i grupu korisnika *ERR.