O poslovnom modelu F4B

F4B je integrirani, procesno orijentirani poslovni informacijski sustav koji sadrži sve elemente potrebne za ažurno vođenje informacija i upravljanje poslovanjem tvrtke. Sustav se sastoji od niza gotovih rješenja, koja se primjenom metodološkog pristupa prilagođavaju organizaciji rada različitih djelatnosti i industrija. Osnovna ideja na kojoj se temelji model F4B jest da se svaki poslovni proces može opisati praćenjem tijeka različitih dokumenata i obradom informacija koje oni u sebi sadržavaju. U svim dijelovima sustava vrijede ista pravila i standardizirani način rada te je stoga vrlo jednostavan za korištenje.

Temeljne značajke F4B:

• Procesni pristup
• Dokumentacijski sustav
• Kontekst
• Sigurnost
• Administracija
• Dnevnik rada
• Izvještajni sustav

Procesni pristup

Omogućeno je da se svaki poslovni proces opiše tijekom različitih dokumenata koji su nositelji informacija, odnosno da se zajedničkim jezikom opišu različiti procesi koji sudjeluju u upravljanju organizacijom. Proces se definira dijagramom tijeka prema vrsti mape koje se međusobno vezuju u logične cjeline, rješenja ili aplikacije. Veze među dokumentima omogućuju uspostavu veze između različitih vrsta dokumenata, npr. ulazni račun se vezuje za narudžbenicu i slično.

F4B u sebi sadrži katalog formata dokumenata koji se obrađuju u sustavu i postavlja osnovne okvire za podršku u kreiranju, obradi i arhiviranju dokumenata koji se pojavljuju unutar određenog poslovnog procesa kao i upravljanje njihovim kretanjem i obradom.

Sama forma, vrsta i oblik dokumenata i poslovnih procesa koji se obrađuju nisu unaprijed zadani, već ovise o potrebama stvarnog poslovnog sustava i izabiru se iz kataloga formata. F4B možemo ukratko opisati kao generičku podlogu koja omogućuje brz i standardiziran način razvoja sustava za upravljanje dokumentima.

Osnovni elementi za modeliranje procesa:

• Format dokumenta
• Dokumenti (nositelji informacija)
• Mape (organizacijsko procesni elementi)

Osnovni elementi za modeliranje tijeka poslovnog procesa:

• Korisnik
• Grupa korisnika
• Status obrade
• Veze i smjerovi među poslovima
• Kontrolne procedure za promjenu statusa obrade
• Ekranske forme (moduli)

Dokumentacijski sustav

Svaki dokument u sustavu jedinstveno je označen brojem operativnog protokola, OPP-om. Dokumentima je moguće pridružiti:

• skenirani prilog ili bilo koji drugi dokument (Word, Excel, sliku)
• note (dodatne zabilješke po dokumentu)
• definirati proces ovjere (npr. za dokumente u poštanskom protokolu, ulazne račune, narudžbenice i slično)

Dokumente je moguće međusobno vezivati, pratiti događaje (log) nad dokumentima i pretraživati ih.

Kontekst

Sustav je individualno prilagođen svakom korisniku koji s njim rukuje. Ugodan je za upotrebu, moderan i učinkovit te korisnika ne opterećuje mogućnostima i akcijama za koje korisnik nema dozvolu za rad i/ili mu nisu potrebne. Samo sučelje nema ograničenja kod prikazivanja raznovrsnih formata koji se upotrebljavaju u poslovnom okruženju. Fizički prikaz konteksta je kontrolna ploča. Sadržaj kontrolne ploče mijenja se u ovisnosti o vrsti dokumenta, mape i posla u tijeku. Omogućeno je jednostavno oblikovanje sadržaja kontrolne ploče kroz Postavke kontrolne ploče od strane ovlaštene osobe. Organizacijom sadržaja postiže se prilagodba korisničkog sučelja svakom pojedinom korisniku.

Sigurnost

Pravila pristupa definiraju se slojevito, a za pristup informacijama korisnik mora imati sljedeće dozvole:

• pristup sustavu u ActiveDirectory-u
• pristup definiranim tipovima mapa u određenom stanju
• pristup vrsti dokumenta
• rad s modulom
• pokretanje akcija s kontrolne ploče

Administracija sustava

Osnovni elementi administracije F4B sustava:

• Grupe
• Korisnici
• Vrste mapa
• Formati
• Vrste dokumenata
• Aplikacije
• Dnevnik rada
• Moduli
• Aktivnosti (poslovi)

Dnevnik rada

Aktivnosti rada bilježe se kroz log i u svakom trenutku moguće je pregledati tko je i što radio: ili kroz Administraciju sustava ili na nivou dnevnika rada s dokumentom.

Izvještajni sustav

Za izradu svih potrebnih izvještaja koristi se MS Reporting Services tehnologija. Reporting Services (RS) tehnologija standardno omogućuje da se svi objavljeni izvještaji mogu otvoriti i putem web preglednika. Izvještaji su pohranjeni na web serveru i sukladno ovlastima dostupni su za pregled putem internet preglednika. Upotrebom web tehnologije za pristup poslovnim izvještajima ostvaruje se jednostavan pristup informacijama, sve informacije dostupne su na jednom mjestu u standardnom obliku, osiguran je export podataka u velik broj standardnih formata (excel, word, pdf, tiff, csv...), a nadogradnja sustava za izvještavanje novim izvještajima je brza i jednostavna.

F4B sustav sadrži programske komponente koje integriraju cjelokupni sustav za izvještavanje. Svi poslovni izvještaji dostupni su unutar korisničkog sučelja uvažavajući sva pravila sustava i dozvole pristupa.

Vezana poglavlja