Osnovni pojmovi
Format
Format je skup definiranih generičkih vrsta dokumenata nad kojima se grade sve vrste dokumenata.
Dokumenti
Dokument je osnovna jedinica obrade podataka i predstavlja fizičku reprezentaciju nekog poslovnog događaja. Sadrži informacije koji se spremaju u bazu podataka i nad kojima se vrši obrada. Oblik dokumenta vezan je na format, dok je kretanje dokumenata kroz sustav definirano mapama i vezama među poslovima.
Mapa
Mapa je organizacijsko-procesni element sustava koji sadrži dokumente, ima svoju vrstu, posao i tijek obrade (proces). Za rad s mapama koriste se funkcije ugrađene na alatnu vrpcu mapa.
Kontejner
Mapa/spremnik podataka za dokumente koji nemaju životni ciklus, odnosno spremnik dokumenata koji se ponašaju kao katalozi podataka npr. artikli, komitenti, poslovne jedinice, osnovna sredstva i sl.
Korisnik
Sudionik u procesu upravljanja poslovnim procesima. Korisnike sustava možemo podijeliti u dvije skupine:
- administratori poslovnog procesa
- krajnji korisnici
Administratori poslovnog procesa su korisnici s dozvolama za modeliranje poslovnog procesa, što uključuje definiranje novih vrsta dokumenata i mapa, određivanje tijeka procesa, dodavanje u sustav novih vrsta modula za obradu dokumenata i slično.
Krajnji korisnici imaju dozvole za korištenje sustava ovisno o fazi obrade pojedinih procesnih koraka. Krajnji korisnik je najčešće dio Grupe korisnika pri čemu nasljeđuje i pripadajuća ovlaštenja grupe.
Grupe korisnika
Sudionici u poslovnom procesu obrade pojedinih procesnih faza u skladu s definiranim ovlastima.
Status obrade
Status obrade dokumenta nosi informacije o životnom ciklusu dokumenta u kojem se on trenutno nalazi.
Posao
Posao u F4B definira proces obrade mape u određenoj fazi poslovnog procesa.
Veze i dijagram tijeka
Veze i dijagrami tijeka poslovnog procesa određuju se svojstvima mape, dodijeljenim od strane administratora sustava. Mapa prolazi kroz faze obrade procesa od korisnika do korisnika na raznim ili istim poslovima, ali može biti vezana uvijek za isti posao, korisnika ili grupu korisnika pri tom poštujući ugrađene kontrolne mehanizme.
Moduli
Moduli su dio prezentacijskog sloja F4B sustava putem kojih se ostvaruje interakcija korisnika i sustava. Prezentacija ekranske forme modula ovisi o vrsti modula i njegovoj primjeni. Prilikom rada s modulom, korisniku se prezentira određeni skup funkcija koji je definiran preko:
- trenutno aktivnog modula
- vrste trenutno otvorene mape i posla u kojem se ona nalazi
- vrste trenutno aktivnog dokumenta
Svakoj definiranoj funkciji može se pridružiti modul koji će se pozvati prilikom izvršavanja te funkcije.
Sustav se temelji na jedinstvenom dokumentacijskom sustavu prilagođenom poslovanju svake ustanove te poslovima unutar nje. Svi dokumenti u sustavu su jedinstveno obilježeni i nalaze se u nekoj od mapa koje omogućuju kretanje dokumenata kroz sustav, od korisnika do korisnika, odnosno od posla do posla.
Svaki dokument evidentiran u sustavu, osim svojih osnovnih karakteristika (šifra, opis, datum izrade...) može u bazu podataka pohraniti i original iz kojega je nastao (preslika izvornika, Excel tablica, word dokument...).
Upravljanje tijekom dokumentacije kroz različite poslove i stanja obrade dokumenta, uspostavljanje sigurnosnih mehanizma, evidencija vlasništva dokumenata i izmjena dokumenata od strane korisnika samo su neki od osnovnih mehanizama ugrađenih u poslovni sustav. Isti mehanizmi u sustavu vrijede za svaki evidentirani dokument neovisno o njegovoj vrsti tako da svaki dokument može biti predmetom obrade i od strane Document Management podsustava.
F4B se sastoji od formatiranih dokumenata koji su definirani katalogom formata. Osim spomenutih dokumenata mogu se formirati i neformatirani dokumenti, koji su samo jedna vrsta općeg formata. Neformatirani dokumenti podliježu istim pravilima i mogu se u sustavu upotrebljavati kao i svi ostali dokumenti uz ograničenja formalnog povezivanja sa ostalim dijelom sustava.
Formati dokumenata:
- svi dokumenti u sustavu, a za priloge svi poznati standardni digitalni oblici podataka (pdf, excel, word, slike...).
Kontekst
Sustav je individualno prilagođen svakom korisniku koji s njim rukuje. Ugodan je za upotrebu, moderan i učinkovit te korisnika ne opterećuje mogućnostima i akcijama za koje korisnik nema dozvolu za rad i/ili mu nisu potrebne. Samo sučelje nema ograničenja kod prikazivanja raznovrsnih formata koji se upotrebljavaju u poslovnom okruženju.