Model procesa
Proces obrade dokumenata ulaznih računa prilagođava se organizaciji rada. U nastavku su dani primjeri nekih od vrsta dokumenata obuhvaćenih rješenjem (aplikacijom) Ulaznih računa:
- ulazni računi za komunikacije
- ulazni računi za marketing
- ulazni računi za gorivo
- ulazni računi za reprezentaciju
- i mnogi drugi...
Kroz administraciju sustava moguće je kreirati onoliko vrsta dokumenata koliko zahtijeva organizacija rada.
Ulazni računi najčešće prolaze kroz aktivnosti (faze obrade) upisa odnosno kreiranja, ovjere, knjiženja, PDV-a i arhiviranja.
Postavke procesa ovjere opisane su u poglavlju Ovjera ulaznih računa. Proces ovjere je moguće postaviti na nivou vrste dokumenta ulaznih računa.
Svaki od navedenih vrsta dokumenata pripada određenoj mapi koje u sustavu djeluju kao nositelji informacija.
Osnovni koraci rada:
- upis zaglavlja računa
- upis stavki računa
- slanje računa na ovjeru
- nakon što je račun ovjeren pokreće se prijedlog knjiženja ulaznog računa
- knjiženje ulaznog računa
- izračun PDV-a i upis u PDV knjige
U nekim slučajevima (iznimke na instalacijama) moguć je kroz ekran ACRAC200B unos i bruto iznosa, a opcija s kontrolne ploče #UDM_ACCN.CALCPDVAgo računa osnovicu i PDV po grupama.
Funkcije rada definiraju se prilagodbom kontrolne ploče za svakog korisnika/grupu korisnika i ovise o trenutnom kontekstu.
Obzirom na standardnu proceduru rada s mapama i dokumentima, pogledati poglavlja Standardne funkcionalnosti rada s mapama i Standardne funkcionalnosti rada s dokumentima.
Za postavke mapa i dokumenata pogledati poglavlja:
Korisnička procedura rada opisana je u poglavljima:
Poslovni proces
Cjelokupni proces obrade ulaznih računa od zaprimanja do arhiviranja dan je u donjoj tablici. Prilagodbe zahtjevima korisnika i procesu rada u odnosu na navedeni dijagram tijeka, koji je naveden kao standardni primjer procesa obrade, moguće su konfiguracijom postavki dijagrama tijeka prema vrsti mape (procesne faze) kroz Administraciju sustava.
| Poslovni proces | Aktivnosti u procesu | Aplikacija, vrsta mape i aktivnost |
| Zaprimanje računa i upis podataka u poštanski protokol | Preuzimanje računa, upis podataka u poštanski protokol; skeniranje originalnog računa i prilaganje skeniranog dokumenta | POŠTA / ULAZNI RAČUNI U POŠTANSKOM PROTOKOLU / UPIS |
| Slanje mape ulaznih računa u poštanskom protokolu | Slanje mape ulaznih računa na posao klasifikacije odgovornom korisniku | POŠTA / ULAZNI RAČUNI U POŠTANSKOM PROTOKOLU / UPIS |
| Klasifikacija ulaznih računa prema vrsti dokumenta (usluge) | Klasifikacija ulaznih računa prema vrsti dokumenta (usluge) i upis dodatnih informacija | POŠTA / ULAZNI RAČUNI U POŠTANSKOM PROTOKOLU / KLASIFIKACIJA |
| Slanje klasificiranih dokumenata ulaznih računa u dijeljenu mapu rješenja Ulazni računi | Slanje klasificiranih dokumenata ulaznih računa u dijeljenu mapu odgovorne osobe za obradu dokumenata ulaznih računa | POŠTA / ULAZNI RAČUNI U POŠTANSKOM PROTOKOLU / KLASIFIKACIJA |
| Provjera računa i upis stavki računa | Provjera računa; upis stavki računa | ULAZNI RAČUNI / MAPA ULAZNIH RAČUNA / UPIS |
| Slanje dokumenata na ovjeru | Slanje dokumenata na ovjeru definiranu kroz Administraciju ovjere | ULAZNI RAČUNI / MAPA ULAZNIH RAČUNA / UPIS |
| Ovjera dokumenata | Ovjera dokumenata od strane odgovorne osobe | ULAZNI RAČUNI /IZBORNIK OVJERE SPLIXAM600 / OVJERA |
| Slanje ovjerenih dokumenata na posao knjiženja | Slanje ovjerenih dokumenata na posao knjiženja | ULAZNI RAČUNI / MAPA ULAZNIH RAČUNA / UPIS ili LIKV |
| Aktiviranje temeljnice | Aktiviranje naloga za knjiženje ulaznih računa | KNJIGOVODSTVO / KNJIŽENJE ULAZNIH RAČUNA / KNJIŽENJE |
| Kontiranje računa (prijedlog knjiženja) | Izrada prijedloga knjiženja ovjerenih računa | ULAZNI RAČUNI / MAPA ULAZNIH RAČUNA / KNJIŽENJE |
| Knjiženje ulaznih računa | Knjiženje ulaznih računa | KNJIGOVODSTVO / MAPA ULAZNIH RAČUNA / KNJIŽENJE |
| Upis u PDV knjige | Upis računa u PDV knjigu | OBRAČUN PDV-A / MAPA PDV PRIJAVE / PDV |
| Upis u PDV prijavu | Upis računa u PDV prijavu | OBRAČUN PDV-A / MAPA PDV PRIJAVE / PDV |
| Knjiženje PDV prijave | KNIGOVODSTVO / MAPA TEMELJNICA PDV PRIJAVA / PDV | |
| Slanje PDV prijave kroz aplikaciju e-porezna |
Proces obrade ulaznih računa na likvidaturi i u knjigovodstvu
| Poslovni proces | Aktivnosti u procesu |
| Slanje računa na ovjeru | Slanje računa osobama odgovornim za ovjeravanje računa |
| Ovjera računa | Pregled priloga i ovjera računa |
| Likvidiranje | Priprema ovjerenih računa za kontiranje |
| Kontiranje | Određivanje konta i strukture troškova |
| Knjiženje | Izrada automatiziranog prijedloga knjiženja i upis stavaka knjiženja u nalog za knjiženje |
Veze s drugim procesima / rješenjima
- Ulazna i izlazna pošta (ulazni računi u poštanskom protokolu
- Izvještajni sustav
- Knjigovodstvo
Preduvjeti
Osnovni preduvjeti za rad rješenja Ulaznih računa su:
- upisane vrste dokumenta i pripadajuće vrste mape kroz administraciju sustava s kontrolnim prijelazima, dozvolama za rad i pripadajućim aktivnostima
- postavljeni dokumenti i kontrolna ploča za rad
- upisana i ažurirana knjigovodstvena pravila kroz Administraciju knjigovodstva