Ulazni računi pošte
Obrada ulaznih računa pošte, vrsta mape POSTA.UFE
Koraci rada:
- Kreirati vrstu mape ulaznih računa u poštanskom protokolu
- Za preglednik mape postaviti modul XAML_DFLOPOS100
- Postaviti tijek i dozvole
- Kreirati vrstu dokumenta izlazne pošte
- Za format dokumenta postaviti ACCP
- Postaviti akcije na rsti dokumenta / kontrolnu ploču u poslu UPISA:
-
Funkcije kontrolne ploče:
-
Upis ulazne pošte - ulazni računi XAML_DFLOPOS200> upis dokumenta računa u poštanskom protokolu
- Izmjena računa u poštanskom protokolu XAML_DFLOPOS200> izmjena podataka o dokumentu računa u poštanskom protokolu
- Kopiranje dokumenta pošte XAML_DFLOPOS200> kopiranje upisanog dokumenta ulazne pošte
- Skeniranje i upis priloga XAML_DFLODOC200
- Brisanje dokumenta pošte XAML_DFLOPOS700 / MLPOS700 > brisanje izabranog dokumenta ulazne pošte
- Zaključavanje mape MLPOS110
- Otključavanje dokumenata pošte MLPOS205
- Administracija vrste pošte XAML_DFLOPOS300 > upis i izmjena vrsta pošte
- Pretraživanje pošte XAML_DFLOPOS120 ili MLPOS120
-
Funkcije kontrolne ploče u poslu klasifikacije:
- Izmjena ulazne pošte (ulazni račun) ACAC213B / XAML_ACCNRAC200
- Pretraživanje pošte XAML_DFLOPOS120 ili MLPOS120
Za pregled mape u poslu klasifikacije postaviti XAML_DFLOPOS102
Vrste mapa i dokumenata
| Oznaka | Opis | |
|---|---|---|
| Vrsta mape | POSTA.UFE | Mapa za ulaznu poštu - ulazni račun |
| Vrsta dokumenta | POSTA.UFA | Dokument ulazne pošte - ulazni račun |
| Format dokumenta | ACCP | Račun |
| Pregled mape | XAML_DFLOPOS100 |
Korisnici sustava
| Naziv grupe | Oznaka |
|---|---|
| Pošta | Pošta |
| Klasifikacija | KLA |
| Arhiva | *END |
| Obrisani dokumenti | *ERR |
| Imenovani korisnici zaduženi za klasifikaciju ulaznih računa pošte |
Status
Statusi mapa izračunavaju se prema najnižem statusu dokumenata u mapi. Mogući statusi mapa:
| Oznaka | Opis |
|---|---|
| 10 | Upis mape |
| 15 | Mapa sadrži dokumente u statusu 15 |
| 25 | Mapa sadrži dokumente u statusu 25 |
| 40 | Mapa sadrži dokumente u statusu 40 |
Statusi dokumenata:
| Oznaka | Opis |
|---|---|
| 15 | Upisani dokument (nepročitan/pročitan) |
| 25 | Otključan dokument (pročitan) |
| 40 | Zaključan |
Proces obrade
Dijagram tijeka (proces rada):
UPIS > KLA > END
ERR
Procedura rada:
- upis mape
- upis informacija
- skeniranje računa i prilaganje
- slanje mape na posao klasifikacije (ukoliko je tako definirano procesom)
- klasifikacija ulaznih računa prema vrsti
- arhiviranje mape
Upis mape
Putanja: Aplikacija Pošta > Izabrati vrstu mape ulaznih računa pošte > Kreirati radnu (procesnu) mapu
Mapa ulazne pošte računa služi kao spremnik ulaznih računa vrste UFA*. Mapa se kreira na nivou dana.
Napomena: Klasifikacija računa prema vrsti radi se u poslu klasifikacije. Klasifikaciju pošte moguće je napraviti i kroz aplikaciju Ulaznih računa, što ovisi o organizaciji posla.
Funkcija upisa mape:
- Upis nove mape
Ostale funkcije rada s mapom ulazne pošte (detaljnije Standardne funkcionalnosti rada s mapama):
- Osvježavanje mapa
- Izmjena napomene mape
- Slanje mape drugom korisniku ili grupi korisnika
- Dijeljenje mape
- Prestanak dijeljenja mape
Upis dokumenata ulaznih računa pošte
Putanja: Aplikacija Pošta > Izabrati vrstu mape ulaznih računa pošte > Izabrati kreiranu radnu (procesnu) mapu u koju se upisuju dokumenti > Izabrati funkciju za upis dokumenta
U mapu se upisuju informacije o zaprimljenim dokumentima ulaznih računa (vrsta dokumenta *UFA).
Funkcije kontrolne ploče:
- Upis ulazne pošte - ulazni računi XAML_DFLOPOS200> upis dokumenta računa u poštanskom protokolu
- Izmjena računa u poštanskom protokolu XAML_DFLOPOS200> izmjena podataka o dokumentu računa u poštanskom protokolu
- Kopiranje dokumenta pošte XAML_DFLOPOS200> kopiranje upisanog dokumenta ulazne pošte
- Skeniranje i upis priloga XAML_DFLODOC200
- Brisanje dokumenta pošte XAML_DFLOPOS700 / MLPOS700 > brisanje izabranog dokumenta ulazne pošte
- Zaključavanje mape MLPOS110
- Otključavanje dokumenata pošte MLPOS205
- Administracija vrste pošte XAML_DFLOPOS300 > upis i izmjena vrsta pošte
- Pretraživanje pošte XAML_DFLOPOS120 ili MLPOS120
Modul koji se postavlja kao standardni preglednik mape ulazne pošte je XAML_DFLOPOS100.
Standardne funkcije rada s dokumentima koje se pozivaju aktivacijom s alatne vrpce dokumenata (detaljnije Standardne funkcionalnosti rada s dokumentima):
- Pregled dokumenta
- Izmjena napomene
- Pregled priloga dokumentu
- Slanje dokumenta u dijeljenju mapu
- Brisanje dokumenta
- Pregled dnevnika rada s dokumentom
Slanje mape na posao klasifikacije
U poslu UPISA označiti mapu koju je potrebno slati na daljnju klasifikaciju. Izabrati posao klasifikacije i korisnika koji je zadužen za klasifikaciju računa.
Napomena: Mapa korisnika koji zaprima ulazne račune mora biti podijeljena.
Funkcije:
- Slanje mape drugom korisniku ili grupi korisnika
Klasifikacija ulaznih računa prema vrsti
Određuje se klasifikacija ulaznih računa prema vrsti računa.
Funkcije kontrolne ploče:
- Izmjena ulazne pošte XAML_ACCNRAC200> izmjena vrste dokumenta ulaznih računa
Standardne funkcije rada s dokumentima koje se pozivaju aktivacijom s alatne vrpce dokumenata (detaljnije Standardne funkcionalnosti rada s dokumentima):
- Pregled dokumenta
- Izmjena napomene
- Pregled priloga dokumentu
- Slanje dokumenta u dijeljenju mapu
- Brisanje dokumenta
- Pregled dnevnika rada s dokumentom
Slanje klasificiranih dokumenata ulaznih računa u dijeljenu mapu
Klasificirani dokumenti ulaznih računa šalju se u dijeljenu mapu/mape prema definirnim ulogama i vezama u sustavu.
Označiti dokument i izabrati funkciju s alatne vrpce dokumenta Slanje dokumenta u dijeljenu mapu. Izabrati posao i mapu korisnika (grupe).
Arhiviranje mape
Mapa se arhivira na nivou dana ili po završetku obrade.
Označiti mapu koju se želi arhivirati i izabrati funkciju Slanje mape drugom korisniku ili grupi korisnika. Izabrati posao *END (Arhiviranje mape) i grupu korisnika *END (Arhiva).
Brisanje mape
Mapu koja sadrži dokumente, odnosno vezane informacije nije moguće obrisati. Mapa se ne briše, već se šalje na posao obrisanih dokumenata *ERR, grupi *ERR te se na taj način evidentira unutar samog sustava.
Označiti mapu koju se želi obrisati i izabrati funkciju Slanje mape drugom korisniku ili grupi korisnika. Izabrati posao *ERR (Mapa pogrešnih dokumenata) i grupu korisnika *ERR.
Vezana poglavlja
Korisnički step by step priručnik za rad s dokumentima računa u poštanskom protokolu