Obrada računa u poštanskom protokolu
Proces obrade računa u poštanskom protokolu identičan je postupku upisa ulazne pošte osim u dijelu klasifikacije ulaznih računa po vrsti ulaznog računa.
Računi u poštanskom protokolu upisuju se u svoju mapu (ulazna pošta (računi)), a ne u mapu ulazne pošte.
Koraci rada su:
- upis mape na nivou dana (ili ovisno o organizaciji rada) (ulazni računi u poštanskom protokolu i sl.)
- upis dokumenata računa pošte u odgovarajuću mapu
- kod ulaznih računa u poštanskom protokolu, radna mapa upisanih ulaznih računa šalje se odgovornom korisniku/grupi korisnika na daljnju klasifikaciju prema vrsti ulaznog računa (ino računi, računi za telefon i sl.) ili se klasifikacija računa odvija kroz aplikaciju Ulaznih računa, ovisno o definiranoj organizaciji rada.
- arhiviranje mape nakon operativnog završetka rada s mapom
Procedura rada (klasifikacija ulaznih računa kroz aplikaciju Pošta)
1. Upis mape
- U stablu aplikacija, mapa i dokumenata pozicionirati se na vrstu mape Ulazna pošta (računi) unutar aplikacije Pošta.
- Na alatnoj vrpci mapa i dokumenata izabrati funkciju za upis nove mape
. - Upisati tražene podatke za upis mape i spremiti ih. Kreirana mapa bit će prikazana u stablu aplikacija i mapa.
Preporuka je da se radna mapa za prihvat/upis računa u poštanskom protokolu otvara dnevno. Zbog preglednije organizacije radnih mapa, preporuka je da se u polje Napomena upiše datum na koji se računi pošte odnose.
2. Upis dokumenata računa ulazne pošte
- Pozicionirati se na radnu mapu ulazne pošte (računi) u koju se upisuju dokumenti
- Izabrati funkciju za upis računa ulazne pošte Nova pošta - računi/ Upis ulazne pošte - ulazni računi, modul XAML_DFLOPOS200 s kontrolne ploče
- Otvorit će se ekran modula XAML_DFLOPOS200
- Upisati informacije kroz formu ekrana
- Spremiti upisane podatke odabirom funkcije Spremi
Za upis nove vrste pošte u katalogu vrste pošte, koristiti modul XAML_DFLOPO300 (ili MLTYP100).
Kopiranje računa u poštanskom protokolu
Upisani dokument ulazne pošte (računi) moguće je kopirati pozivom funkcije za Kopiranje pošte, XAML_DFLOPOS200 s kontrolne ploče. Na ovaj način ubrzava se postupak upisa računa u poštanskom protokolu.
Izmjena dokumenta
Za izmjenu upisanog dokumenta koristiti Izmjena pošte, XAML_DFLOPOS200 (funkcija se poziva u kontekstu rada s dokumentom: Lista dokumenata > Označiti dokument koji se mijenja > Izabrati funkciju za izmjenu s kontrolne ploče).
3. Skeniranje priloga
- Pozicionirati se na upisani dokument ulazne pošte (račun) kojem se prilažu skenirani dokumenti (prilozi)
- Izabrati funkciju za skeniranje priloga ulazne pošte Skeniranje i prilozi dokumentu, modul XAML_DFLODOC200 ili DFLORYT310 s kontrolne ploče
- Otvorit će se ekran modula XAML_DFLODOC200 ili DFLORYT310 s prikazom upisanih podataka o dokumentu računa ulazne pošte i dodatnih podataka o prilogu
- Umetnuti dokument u skener i kliknuti na Skeniraj i priloži te upisati opis priloga
- Za upis više priloga uz izabrani dokument ponoviti postupak
Pogledati poglavlje Rad s modulom XAML_DFLODOC200
4. Prilaganje priloga iz lokalnih mapa (direktorija)
- Pozicionirati se na upisani dokument računa ulazne pošte kojem se prilažu dokumenti (prilozi) iz lokalnih ili dijeljenih direktorija (mapa/foldera)
- Izabrati funkciju za upis i pregled priloga računa ulazne pošte Upis i pregled priloga, modul XAML_DFLODOC200 ili DFLORYT310 s kontrolne ploče
- Otvorit će se ekran modula XAML_DFLODOC200 ili DFLORYT310 s mogućnošću uvoza (upisa) priloga
- Upisati prilog klikom na funkciju Upis priloga
- Za upis više priloga uz izabrani dokument ponovno izabrati funkciju Upis priloga s alatne vrpce modula
- Spremiti upisane podatke
Pogledati poglavlje Rad s modulom XAML_DFLODOC200
Brisanje dokumenta računa ulazne pošte
Za brisanje upisanog dokumenta koristiti Brisanje dokumenta, MLPOS700 (funkcija se poziva u kontekstu rada s dokumentom: Lista dokumenata > Označiti dokument koji se briše > Izabrati funkciju za brisanje s kontrolne ploče). Ukoliko su uz dokument koji je potrebno izbrisati vezani podaci, dokument nije moguće izbrisati.
Za rad s postavkama dokumenata i mapa ulazne pošte pogledati poglavlje Postavke Ulazne pošte.
Pretraživanje ulazne pošte
Za pretraživanje upisanih dokumenata ulazne pošte koristiti Pretraživanje pošte, XAML_DFLOPOS120 ili MLPOS120 (funkcija se poziva u kontekstu rada s dokumentima ulazne pošte: Lista dokumenata > Izabrati funkciju za pretraživanje s kontrolne ploče).
5. Slanje mape na posao klasifikacije
- Označiti mapu ulaznih računa koju je potrebno slati na daljnju klasifikaciju.
- Izabrati akciju Slanje mape na drugi posao ili drugoj grupi korisnika
s alatne vrpce mapa . - Iz aktivnog ekrana slanja izabrati grupu *KLA i grupu korisnika ili imenovanu osobu kojoj se mapa šalje.
- Potvrdom slanja, radna mapa će "nestati" s ekrana
6. Arhiviranje mape
Mapa se arhivira po završetku operativnog korištenja.
Označiti mapu koju se želi arhivirati i izabrati funkciju Slanje mape drugom korisniku ili grupi korisnika. Izabrati posao *END (Arhiviranje mape) i grupu korisnika *END (Arhiva).
Ovjera dokumenata
Obzirom da sustav podržava ovjeru dokumenata, dokumente ulazne pošte je moguće slati na ovjeru odgovornim grupama korisnika u skladu s organizacijom rada. Detaljnije Ovjera dokumenata