Ulazna pošta

Obrada ulazne pošte, vrsta mape POSTA.UL

Koraci rada:

• Kreirati vrstu mape ulazne pošte
  • Za preglednik mape postaviti modul XAML_DFLOPOS100
  • Može se postaviti i XAML_DFLOPOS101 (boja zeleno/crveno za odobrene / odbijene dokumente)
• Postaviti tijek i dozvole
• Kreirati vrstu dokumenta ulazne pošte
  • Za format dokumenta postaviti DFLO.POST
• Postaviti akcije na vrsti dokumenta / kontrolnu ploču u poslu UPISA:
  • Upis ulazne pošte XAML_DFLOPOS200 > upis dokumenta ulazne pošte
  • Izmjena ulazne pošte XAML_DFLOPOS200 > izmjena podataka o dokumentu ulazne pošte
  • Kopiranje dokumenta pošte XAML_DFLOPOS200 > kopiranje upisanog dokumenta ulazne pošte
  • Skeniranje i upis priloga XAML_DFLODOC200
  • Brisanje dokumenta pošte XAML_DFLOPOS700/ MLPOS700 > brisanje izabranog dokumenta ulazne pošte
  • Zaključavanje mape MLPOS110
  • Otključavanje dokumenata pošte MLPOS205
  • Administracija vrste pošte XAML_DFLOPOS300> upis i izmjena vrsta pošte
  • Pretraživanje pošte XAML_DFLOPOS120 ili MLPOS120 ili XAML_DFLOPOS121 (pretraživanje po primatelju pošte)

Vrste mapa i dokumenata

	Oznaka	Opis
Vrsta mape	POSTA.UL	Mapa za ulaznu poštu
Vrsta dokumenta	POSTA.UL	Dokument ulazne pošte
Format dokumenta	DFLO.POST	Dokumenti ulazno/izlazne pošte i urudžbenog zapisnika
Pregled mape	XAML_DFLOPOS100	Pregled mape pošte

Korisnici sustava

Naziv grupe	Oznaka
Pošta	Pošta
Arhiva	*END
Obrisani dokumenti	*ERR
Imenovani korisnici zaduženi za obradu ulazne pošte

Status

Statusi mapa izračunavaju se prema najnižem statusu dokumenata u mapi. Mogući statusi mapa:

Oznaka	Opis
10	Upis mape
15	Mapa sadrži dokumente u statusu 15
25	Mapa sadrži dokumente u statusu 25
40	Mapa sadrži dokumente u statusu 40

Statusi dokumenata:

Oznaka	Opis
15	Upisani dokument (nepročitan/pročitan)
25	Otključan dokument (pročitan)
40	Zaključan dokument (pročitan)

Proces obrade

Dijagram tijeka (proces rada):

Procedura rada:

• upis mape
• upis dokumenata ulazne pošte
• skeniranje i prilaganje priloga dokumentu
• zaključavanje mape: status dokumenta prelazi u 40 samo za pročitanu poštu
• arhiviranje mape

Upis mape

Putanja: Aplikacija Pošta > Izabrati vrstu mape ulazne pošte > Kreirati radnu (procesnu) mapu

Mapa ulazne pošte služi kao spremnik ulazne pošte i može sadržavati više vrsta dokumenata. Mapa se kreira na nivou dana.

Funkcija upisa mape:

• Upis nove mape

Upis dokumenata ulazne pošte

Putanja: Aplikacija Pošta > Izabrati vrstu mape ulazne pošte > Izabrati kreiranu radnu (procesnu) mapu u koju se upisuju dokumenti > Izabrati funkciju za upis dokumenta

U mapu se upisuju informacije o zaprimljenim dokumentima ulazne pošte (osim ulaznih računa, koji se upisuju u zasebnu mapu ulaznih računa u poštanskom protokolu).

Funkcije kontrolne ploče:

• Upis ulazne pošte XAML_DFLOPOS200 > upis dokumenta ulazne pošte
• Izmjena ulazne pošte XAML_DFLOPOS200 > izmjena podataka o dokumentu ulazne pošte
• Kopiranje dokumenta pošte XAML_DFLOPOS200 > kopiranje upisanog dokumenta ulazne pošte
• Skeniranje i upis priloga XAML_DFLODOC200 > skeniranje i upis priloga dokumenta ulazne pošte
• Brisanje dokumenta pošte MLPOS700 > brisanje izabranog dokumenta ulazne pošte
• Zaključavanje mape MLPOS110
• Otključavanje dokumenata pošte MLPOS205
• Administracija vrste pošte XAML_DFLOPOS300 > upis i izmjena vrsta pošte
• Pretraživanje pošte XAML_DFLOPOS120 ili MLPOS120

Modul koji se postavlja kao standardni preglednik mape ulazne pošte je XAML_DFLOPOS100.

Arhiviranje mape

Mapa se arhivira na nivou dana ili po završetku obrade.

Označiti mapu koju se želi arhivirati i izabrati funkciju Slanje mape drugom korisniku ili grupi korisnika. Izabrati posao *END (Arhiviranje mape) i grupu korisnika *END (Arhiva).

Brisanje mape

Mapu koja sadrži dokumente, odnosno vezane informacije nije moguće obrisati. Mapa se ne briše, već se šalje na posao obrisanih dokumenata *ERR, grupi *ERR te se na taj način evidentira unutar samog sustava.

Označiti mapu koju se želi obrisati i izabrati funkciju Slanje mape drugom korisniku ili grupi korisnika. Izabrati posao *ERR (Mapa pogrešnih dokumenata) i grupu korisnika *ERR.

Standardni izvještaji

• Pretraživanje arhive pošte
• Pregled poštanske mape

Vezana poglavlja

Korisnički step by step priručnik za rad s dokumentima ulazne pošte