Uvod

Plan i analiza prihoda i troškova se odvija na nivou sustava i operativno. Operativno planiranje ovisi o djelatnosti i specifičnostima pojedine organizacije pa je stoga dio koji se posebno prilagođava zahtjevima korisnika.

Rješenje plana i analize u potpunosti je integrirano u sustav. Sve izmjene u sustavu izravno se odnose i na praćenje izvršenja plana.

Rješenje posjeduje naloge za izvještavanje koji su dokumenti F4B sustava. Dokumenti se mogu obnavljati, ali i arhivirati u dostignutom stanju te služe kao dokumentacija izvršenja.

Planske kategorije (plan) su povezane s knjigovodstvenom sistematizacijom podataka, ali i s dokumentacijskim dijelom gdje se definiraju procesi na nivou stavke dokumenta.

Karakteristike rješenja

Osnovne postavke Plana i analize:

• Integriran u postojeći sustav knjigovodstva
• Radi s kontima prihoda i troškova
• Struktura prihoda i troškova zadana je od strane korisnika
• Povezivanje strukture konto i dodatak-kontu je promjenjiv ovisno o potrebama korisnika
• Rješenje radi sa više firmi i postoji mogućnost zamjene poslovnih jedinica
• Rješenje radi s valutom glavne firme
• U većim sustavima mogu se formirati fiktivne firme
• Organizacijska struktura zadana je od strane korisnika
• Raspored prihoda i rashoda po profitnim centrima zadan je od strane korisnika
• Izvještaji i kontrole sustava imaju svoj standardni oblik
• Izvještaji se izrađuju prema želji korisnika
• Svi izvještaji ostaju u arhivi i uvijek su dostupni

Iz navedenog je vidljivo da je rješenje Plana i analize prihoda i troškova alat za stalno izvještavanje o bilanci uspjeha, strukturi prihoda i troškova, uspješnosti profitnih centara, praćenju plana i budžeta.

Rješenje se sastoji od niza gotovih modula (ekranskih formi) koje se prilagođavaju i konfiguriraju prema zahtjevima korisnika. Otvorenost arhitekture osigurava jednostavnu:

• prilagodbu organizaciji rada
• proširenje i nadogradnju novim funkcionalnostima
• prilagodbu internim pravilnicima i procedurama

Obuhvat vrste dokumenata

1. Dokumenti administracije plana i analize prihoda i troškova

Dokumenti administracije plana i analize prihoda i troškova obuhvaćaju:

• Popis firmi i poslovnih jedinica sa zamjenama
• Planske kategorije
• Planski ključevi
• Veze arhiva i planskih kategorija
• Modeli planiranja i izvještavanja

Popis firmi i poslovnih jedinica sa zamjenama

U knjigovodstvenom arhivu može biti više firmi. Svaka firma može imati razne poslovne jedinice koje dijeli s ostalim firmama. Zapisi koji ne nose podatak o poslovnoj jedinici ne mogu biti predmet ovog sustava.

Kod formiranja poslovnih jedinica događa se da je za plan i izvršenje više jedinica vodi kao jedna, da se zamjeni jedna sa drugom ili da je knjiženje iz godine u godinu zaostalo i na poslovnu jedinicu koje više nema. U tim slučajevima postoji mogućnost zamjene t.j. da se odmah na ulazu u proces zamjene identifikacije poslovnih jedinica. Zamijenjena poslovna jedinica je za sustav prava poslovna jedinica i takva se prikazuje u izvještajima.

Za potrebe ovog sustava može se napraviti virtualna firma koja objedinjuje dio ili cijeli poslovni sustav u drugoj knjigovodstvenoj valuti.

Dokument planskih kategorija

Planske kategorije rijetko se mijenjaju tijekom vremena za određeno poslovno okruženje. Međutim, postoji potreba za izvještajima koji su posebni i zahtijevaju druga pravila izvještavanja. Planske kategorije su zbog toga smještene u dokument i mogu se u kombinaciji sa vezivanjem i modelom uporabiti za izradu izvještaja.

Ipak, treba paziti na slijedeće: Model za planiranje i izvještavanje moraju biti isti. Ako nije tako, onda se u izvještaju ne mogu uporabiti planski iznosi, pa tako ni usporedba s planom.

Planski ključevi

Planski ključevi upotrebljavaju se za raspoređivanje zajedničkih troškova sustava na profitne centre. Mogu biti automatski, ručno upisani ili upisani iz podataka sa drugih sustava.

Kada imamo automatske ključeve, tada moramo imati i tablicu s kontima koji sudjeluju u izračunu ključa. Automatski ključevi izračunavaju se i upisuju se svaki put kada pustimo proceduru za izradu izvještaja. Ključevi koji se uzimaju s drugih sustava trebali bi slijediti logiku osvježavanjanja automatskih ključeva. Ručno uneseni ključevi uzimaju se onakvi kakvi jesu. Na nekim instalacijama potrebno je paziti na redoslijed nabrojanih ključeva u modelu. Procedure koje se upisuju uz ključeve kao i redoslijed ključeva posao je savjetovanja sa Odjelom za savjetovanje.

Veze arhiva i planskih kategorija

Dokument koji podržava veze među planskim kategorijama i kontima te mijenjaju određene zadane kataloške podatke, predstavlja izbor arhiva i njegovu sistematizaciju.

Sve što je pravilno navedeno u ovoj uputi biti će izabrano u izvještaju. Lista grešaka po modelu upućuje korisnika na greške kod izvršenja procedure izvještavanja.

Modeli planiranja i izvještavanja

Svi navedeni dokumenti moraju se navesti u modelu izvještavanja. Izostanak nekog od dokumenata dovodi do netočnog rada procedure izvještavanja.

2. Dokumenti izvještaja i plana

Dokumenti izvještaja i plana:

• Dokumenti plana
• Dokumenti izvještavanja

Dokumenti plana

Dokument plana sadrži podatke o planu (budget). Ovaj dokument ima najmanje toliko dokumenata koliko i tipova planskih kategorija. Ipak često je to mnogo više dokumenata jer se svaka poslovna jedinica detaljno planira.

Dokumenti izvještavanja

Dokumenti izvještavanja sadrže podatke o parametrima izvještaja i to su period izvještaja, datum konverzije i model izvještavanja (planiranja).

3. Katalozi

Osim dokumenata za administraciju plana neke su veličine kategorizirane. Sadržaj i identifikacija kategorizacije nalazi se u katalozima. Slijedeći katalozi su uporabljeni u ovom sustavu:

• Tipovi planskih kategorija
• Ključevi
• Tipovi poslovnih jedinica

Tipovi planskih kategorija

Ova podjela predstavlja kategorizaciju planskih kategorija prema odgovornosti sastavljanja plana. Lista koja je sortirana po firmi i ovoj kategorizaciji je podjela planskih kategorija prema odgovornosti planiranja.

Kategorizaciju sastavljaju sami korisnici prema strukturi poslovnog okruženja.

Ključevi

Katalog identifikacije ključeva potreban je radi lakše komunikacije sa administracijom plana i vezuje se za određene dokumente administracije.

Tipovi poslovnih jedinica

Da se ne bi baš svaka poslovna jedinica tretirala posebno, u administraciji plana postoji katalog tipova poslovnih jedinica. Ovaj katalog posebno obilježava profit centre. Ovo je izuzetno važan podatak kod primjene ključeva za raspodjelu troškova.

Poslovna jedinica može se pojaviti u nekoliko oblika ovisno o njenom smještaju unutar organizacije. Te izmjene su zavisne o vrsti prihoda i troškova.

Formati

Oznaka formata	Naziv formata
PLN	Plan
PLIA.VEZA	Veza planske kategorije i knjigovodstva
PLIA.REPU	Uputstvo za izradu izvještaja
PLIA.PKLF	Specifikacija vrijednosti ključeva plana
PLIA.FPGL	Pravilo zamjene po firmi
PLIA.PLKA	Planske kategorije
PLIA.IZVJ	Izvještaj plana

Preporuka za organizaciju mapa i kontejnera

Mape se slažu po formatima administrativnih i radnih dokumenata. Mape i kontejneri su slijedeći:

Za administraciju:

• Kontejner firmi i poslovnih jedinica sa zamjenama
• Kontejner planskih kategorija
• Mapa planskih ključeva
• Kontejner veza arhiva i planskih kategorija
• Kontejner modela planiranja i izvještavanja

Za radne dokumente

• Mape za upis plana i rebalansa
• Mape za upis naloga za izvještaj

Standardne procedure

U osnovi postoji samo jedna glavna procedura koja povezuje knjigovodstveni arhiv s uputama plana i podacima o planu. Ova procedura se izrađuje tako da se nakon konzultacije sa korisnikom isporučuje na sustav korisnika.

Osim glavne procedure koja se upisuje u glavi planskog ili izvještajnog modela postoje i procedure koje se upisuju u stavke modela. Ovo je pogotovo vezano za posebnosti ključeva.

Ako postoji više varijanti, tada se isporučuje više glavnih procedura.

Uz glavnu proceduru isporučuje se i uputa za formiranje modela.

Veze s ostalim rješenjima F4B sustava

Ključevi često ovise o fizičkim pokazateljima. U tom slučaju procedura određenog ključa prilagođava se situaciji u informacijskom okruženju.

Preporuka: Ono što je gotovo pravilo ovog rješenja jeste da je nužna komunikacija i dogovor između kreatora računskog (kontnog) plana s voditeljem plana i izvještavanja. Prije nego se konto na pojedinoj firmi aktivira potrebno ga je smjestiti u administraciju plana.

Na zahtjev korisnika postojanje pravila o kontu može se povezati sustavom.

Prava pristupa

Svim korisnicima rješenja definiraju se strogo kontrolirana prava pristupa ovisno o organizaciji posla.

Kontrolni mehanizmi

Definirani su kontrolni mehanizmi koji onemogućuju prijelaz iz jedne faze u drugu ukoliko nisu ispunjeni svi uvjeti (odgovarajući status dokumenta, kontrola sadržaja mapa i dokumenata).

Izvještajni sustav

Izvještajni sustav omogućuje pregled ...