Zahtjev za plaćanje
Prvi korak pripreme za plaćanje putem Interneta jest formiranje Zahtjeva za plaćanje.
Dokument zahtjeva za plaćanje se u F4B sustavu kreira:
- upisom dokumenta i pripadajućih stavki dokumenta
Rad s dokumentima zahtjeva za plaćanje
1. Upis mape
- U stablu aplikacija, mapa i dokumenata pozicionirati se na pripadajuću vrstu mape Zahtjeva za plaćanje unutar aplikacije Internet bankarstvo (e-Banking).
- Na alatnoj vrpci mapa i dokumenata izabrati funkciju za upis nove mape
.
- Upisati tražene podatke za upis mape i spremiti ih. Kreirana mapa bit će prikazana u stablu aplikacija i mapa.
Mapa se kreira ovisno o organizaciji posla, npr. kreira se jedna mapa na nivou godine.
2. Upis dokumenta zahtjeva za plaćanje
- Pozicionirati se na procesnu (radnu) mapu u koju se upisuju dokumenti.
- Izabrati funkciju za upis zahtjeva za plaćanje s kontrolne ploče Upis zahtjeva za plaćanje, modul ACFIN1000.
- Otvorit će se ekran modula ACFIN1000.
- Potrebno je upisati datum zahtjeva i spremiti podatke.
- Označiti upisani dokument iz liste dokumenata i izabrati funkciju s kontrolne ploče za obradu zahtjeva, modul ACFIN1001
-
Zahtjev za plaćanje može se formirati funkcijom Nova stavka plaćanja, modul ACFIN1004, (npr. plaćanje po ponudi tj. situacija kada želimo platiti neki iznos za koji nismo protokolirali/proknjižili ulaznu fakturu...) ili na osnovu stanja dokumentacijsko/knjigovodstvenih evidencija. Funkcija Izbor računa > Pojedinačni izbor nudi mogućnost izbora pojedinačnih računa za jednog ili sve dobavljače sa dospijećem obveze do traženog datuma .
Stupac Otvoren iznos prikazuje knjigovodstveno otvoreno stanje po broju fakture, dok stupac Plaćeno (dio) pokazuje iznos koji se već nalazi u zahtjevima za plaćanje.
-
Funkcija Izbor računa > Sumarni pregled također nudi mogućnost izbora pojedinačnih računa za jednog ili više dobavljača, s tim da kreće od sumarnog prikaza za sve komitente.
- Zatim je potrebno izabrati stavke za plaćanje (Select + SHIFT – višestruki izbor, Prenesi ili Prenesi i zatvori). Ukoliko postoji potreba iznos plaćanja, kao i ostale elemente budućeg naloga za plaćanje/virmana, možemo promijeniti klikom na Izmjena zapisa s alatne vrpce modula.
-
Nakon odabira svih stavki zahtjeva za plaćanje, potrebno je zaključati zahtjev (status 30).
Ukoliko u firmi postoji obveza da svaki zahtjev bude odobren, tad se zahtjev šalje na posao OVJERE (slanje dokumenta u dijeljenu mapu) > odgovorna osoba ovjerava zahtjev i šalje ga na posao PLAĆANJA (financijska operativa). Navedene aktivnosti definiraju se u skladu s organizacijom rada i definiraju kroz dijagram tijeka.
Naravno, zahtjeve može formirati više osoba (šefovi službi, gradilišta ... ), ovjera ide preko odgovornih osoba , a samo plaćanje je kraj priče.