Izlazna pošta
Obrada izlazne pošte, vrsta mape POSTA.IZ
Koraci rada:
- Kreirati vrstu mape izlazne pošte
- Za preglednik mape postaviti modul XAML_DFLOPOS100
- Postaviti tijek i dozvole
- Kreirati vrstu dokumenta izlazne pošte
- Za format dokumenta postaviti DFLO.POST
- Može se postaviti i XAML_DFLOPOS101 (boja zeleno/crveno za odobrene / odbijene dokumente)
- Postaviti kontrolnu ploču u poslu UPISA:
- Upis izlazne pošte XAML_DFLOPOS201 > upis dokumenta izlazne pošte
- Izmjena izlazne pošte XAML_DFLOPOS201 >izmjena podataka o dokumentu izlazne pošte
- Kopiranje dokumenta pošte XAML_DFLOPOS201 > kopiranje upisanog dokumenta izlazne pošte
- Skeniranje i upis priloga XAML_DFLODOC200
- Brisanje dokumenta pošte MLPOS700 > brisanje izabranog dokumenta izlazne pošte
- Zaključavanje mape MLPOS110
- Otključavanje dokumenata pošte MLPOS205
- Administracija vrste pošte XAML_DFLOPOS300> upis i izmjena vrsta pošte
- Pretraživanje pošte XAML_DFLOPOS120 ili MLPOS120
Vrste mapa i dokumenata
| Oznaka | Opis | |
|---|---|---|
| Vrsta mape | POSTA.IZ | Mapa za izlaznu poštu |
| Vrsta dokumenta | POSTA.IZ | Dokument izlazne pošte |
| Format dokumenta | DFLO.POST | Dokumenti ulazno/izlazne pošte i urudžbenog zapisnika |
| Pregled mape | XAML_DFLOPOS100 | Pregled pošte |
Korisnici sustava
| Naziv grupe | Oznaka |
|---|---|
| Pošta | Pošta |
| Arhiva | *END |
| Obrisani dokumenti | *ERR |
| Imenovani korisnici zaduženi za obradu izlazne pošte |
Status
Statusi mapa izračunavaju se prema najnižem statusu dokumenata u mapi. Mogući statusi mapa:
| Oznaka | Opis |
|---|---|
| 10 | Upis mape |
| 15 | Mapa sadrži dokumente u statusu 15 |
| 25 | Mapa sadrži dokumente u statusu 25 |
| 40 | Mapa sadrži dokumente u statusu 40 |
Statusi dokumenata:
| Oznaka | Opis |
|---|---|
| 15 | Upisani dokument (poslan/neposlan) |
| 25 | Otključan dokument (poslan) |
| 40 | Zaključan |
Proces obrade
Dijagram tijeka (proces rada):
UPIS > END
ERR
Procedura rada:
- upis mape
- upis dokumenata izlazne pošte
- zaključavanje mape
- arhiviranje mape
Upis mape
Putanja: Aplikacija Pošta > Izabrati vrstu mape izlazne pošte > Kreirati radnu (procesnu) mapu
Mapa izlazne pošte služi kao spremnik izlazne pošte i može sadržavati više vrsta dokumenata. Mapa se kreira na nivou dana ili ovisno o poslovnim potrebama.
Funkcija upisa mape:
- Upis nove mape
Ostale funkcije rada s mapom izlazne pošte (detaljnije Standardne funkcionalnosti rada s mapama):
- Osvježavanje mapa
- Izmjena napomene mape
- Slanje mape drugom korisniku ili grupi korisnika
- Dijeljenje mape
- Prestanak dijeljenja mape
Upis dokumenata izlazne pošte
Putanja: Aplikacija Pošta > Izabrati vrstu mape izlazne pošte > Izabrati kreiranu radnu (procesnu) mapu u koju se upisuju dokumenti > Izabrati funkciju za upis dokumenta
U mapu se upisuju informacije o zaprimljenim dokumentima izlazne pošte.
Funkcije kontrolne ploče:
- Upis izlazne pošte XAML_DFLOPOS201 > upis dokumenta izlazne pošte
- Izmjena izlazne pošte XAML_DFLOPOS201 >izmjena podataka o dokumentu izlazne pošte
- Kopiranje dokumenta pošte XAML_DFLOPOS201 > kopiranje upisanog dokumenta izlazne pošte
- Skeniranje i upis priloga XAML_DFLODOC200
- Brisanje dokumenta pošte MLPOS700 > brisanje izabranog dokumenta izlazne pošte
- Zaključavanje mape MLPOS110
- Otključavanje dokumenata pošte MLPOS205
- Administracija vrste pošte XAML_DFLOPOS300 > upis i izmjena vrsta pošte
- Pretraživanje pošte XAML_DFLOPOS120 ili MLPOS120
Modul koji se postavlja kao standardni preglednik mape izlazne pošte je XAML_DFLOPOS100.
Standardne funkcije rada s dokumentima koje se pozivaju aktivacijom s alatne vrpce dokumenata (detaljnije Standardne funkcionalnosti rada s dokumentima):
- Pregled dokumenta
- Izmjena napomene
- Pregled priloga dokumentu
- Slanje dokumenta u dijeljenju mapu
- Brisanje dokumenta
- Pregled dnevnika rada s dokumentom
Arhiviranje mape
Mapa se arhivira na nivou dana ili po završetku obrade.
Označiti mapu koju se želi arhivirati i izabrati funkciju Slanje mape drugom korisniku ili grupi korisnika. Izabrati posao *END (Arhiviranje mape) i grupu korisnika *END (Arhiva).
Brisanje mape
Mapu koja sadrži dokumente, odnosno vezane informacije nije moguće obrisati. Mapa se ne briše, već se šalje na posao obrisanih dokumenata *ERR, grupi *ERR te se na taj način evidentira unutar samog sustava.
Označiti mapu koju se želi obrisati i izabrati funkciju Slanje mape drugom korisniku ili grupi korisnika. Izabrati posao *ERR (Mapa pogrešnih dokumenata) i grupu korisnika *ERR.