SPLIXAM600

Osnovni podaci

Oznaka	SPLIXAM600
Naziv	Dokumenti i mape
Opis	Dokumenti i mape

Namjena

Modul SPLIXAM600 je osnovni radni ekran sustava koji omogućuje pristup:

• rješenjima (aplikacijama)
• mapama i
• dokumentima

za jednu ili više firmi te obradu dokumenata i podataka ovisno o dodijeljenim ovlastima. Uz navedene funkcionalnosti kroz ugrađene izbornike Ovjera dokumenata i Pretraživanje dokumenata moguće je:

• ovjeriti i
• pretražiti dokumente prema broju OPP-a (identifikacijskog broja dokumenta)

u skladu s dodijeljenim ovlastima i postavkama ovjere.

Ovisno o kontekstu rada: da li je na nivou mape ili dokumenta, prikazuju se funkcije kontrolne ploče za upis, izmjenu, pregled dokumenata,...

Izgled ekrana

Kratak opis modula

Ekran SPLIXAM600 podijeljen je na dvije cjeline (površine):

1. lijeva površina prikazuje:
   • Stablo aplikacija i mapa i često se naziva Lista mojih mapa za određenu firmu
   • Izbornik za ovjeru dokumenata, Ovjera dokumenata
   • Izbornik za pretraživanje dokumenata, Pretraživanje dokumenata
2. desna površina prikazuje dokumente sadržane u označenoj map. U praksi se za ovaj dio površine ekrana često koristi izraz Lista mojih dokumenata

Lista mojih mapa

Lista mojih mapa prikazuje hijerarhiju, odnosno stablo svih:

• rješenja (aplikacija)
• vrsta mapa i
• radnih, operativnih mapa

za određenu (izabranu) firmu s kojima prijavljeni korisnik ima pravo rada.

Firma se izabire klikom na strelicu uz naziv firme.

Funkcije za kreiranje mape za određenu firmu ugrađene su u ribon i omogućuju:

• kreiranje mape, funkcija Nova mapa
• slanje mape, funkcija Pošalji mapu
• izmjenu napomene mape, funkcija Svojstva mape
• dijeljenje mape, funkcija Podijeli mapu
• prestanak dijeljenja mape, funkcija Prestanak dijeljenja
• osvježavanje podataka mape, funkcija Osvježi i
• funkcija Osvježi stablo koja se koristi za osvježavanje stabla prijavljenog korisnika

Operativne, radne mape kreiraju se ovisno o organizaciji posla. Mapa je organizacijsko-procesni element sustava koji sadrži dokumente, ima svoju vrstu, posao i tijek obrade.

Vrlo često se i na nivou aplikacije ugrađuju funkcije kontrolne ploče za pregled, odnosno pretraživanje prema zadanim kriterijima.

Ovjera dokumenata

U ekranu modula ovjere prikazuju se dokumenti koje je potrebno ovjeriti u skladu s dodijeljenim ovlastima.

• Grupa Svi dokumenti za ovjeru prikazuje sve vrste dokumenata koji se ovjeravaju.
• Grupa Računi prikazuje sve vrste računa koje je potrebno ovjeriti.
• Grupa Pošta prikazuje sve vrste dokumenata pošte koje je potrebno ovjeriti.
• Grupa Ugovori prikazuje sve vrste ugovora koje je potrebno ovjeriti.

Pretraživanje dokumenata

Koristeći modul Pretraživanje dokumenata omogućeno je pretraživanje svih dokumenata prema zadanim kriterijima pretrage.

Pretraživanje je omogućeno po:

• OPP dokumenta
• vrsti dokumenta
• periodu

Pogledati poglavlje Pretraživanje

Lista mojih dokumenata

Lista mojih dokumenata prikazuje sadržaj označene mape i koristi se za obradu i pregled podataka.

Za rad s dokumentima koriste se:

• funkcije kontrolne ploče ili
• funkcije ugrađene u ribon modula.

Funkcije za rad s dokumentima ugrađene u ribon modula:

• kreiranje dokumenta, funkcija Upis dokumenta. Funkcija za kreiranje dokumenta može biti postavljena i na kontrolnoj ploči.
• pregled dokumenta, funkcija Pregled dokumenta
• slanje dokumenta u dijeljenu mapu, funkcija Pošalji dokumente
• Brisanje dokumenta, funkcija Brisanje dokumenta
• izmjenu napomene dokumentu, funkcija Izmjena napomene
• izmjena dokumenta, funkcija Izmjena dokumenta
• s mogućnošću kopiranja dokumenta (ukoliko je modul ugrađen za određenu vrstu dokumenta)

Svakom dokumentu u sustavu moguće je priložiti priloge, note i ovjeriti ga.

Dokument je osnovna jedinica obrade podataka i predstavlja fizičku reprezentaciju nekog poslovnog događaja. Sadrži informacije koji se spremaju u bazu podataka i nad kojima se vrši obrada. Oblik dokumenta vezan je na format, dok je kretanje dokumenata kroz sustav definirano mapama i dijagramom tijeka.

Način rada

Osnovni koraci za kreiranje mapa obuhvaćaju:

1. U stablu aplikacija, mapa i dokumenata pozicionirati se na vrstu mape za koju se kreira radna mapa
2. Na ribonu izabrati funkciju za upis nove mape .
3. Upisati tražene podatke za upis mape i spremiti ih. Kreirana mapa bit će prikazana u stablu aplikacija i mapa.

Lista mojih mapa

Ugrađene funkcije ribona za rad s mapama omogućuju:

• Osvježavanje mojih mapa,
• Upis nove mape,
• Izmjenu podataka mape,
• Slanje mape drugom korisniku ili grupi korisnika,
• Dijeljenje označene mape,
• Prestanak dijeljenja mape,

Detaljan rad s navedenim funkcijama opisan je u poglavlju Standardne funkcionalnosti rada s mapama.

Lista mojih dokumenata

Osnovni koraci za kreiranje novog dokumenta obuhvaćaju:

1. U stablu aplikacija, mapa i dokumenata pozicionirati se na radnu mapu u koju se upisuju dokumenti.
2. S ribona ili kontrolne ploče izabrati pripadajuću funkciju za upis novog dokumenta.
3. Upisati tražene podatke i spremiti ih. Kreirani dokument bit će prikazan u Listi mojih dokumenata.

Ugrađene funkcije ribona za rad s dokumentima omogućuju:

•  
• Upis dokumenta,
• Pregled dokumenta,
• Izmjenu napomene,
• Pregled priloga dokumentu,
• Slanje dokumenta u dijeljenu mapu,
• Brisanje dokumenta,
• Pregled dnevnika rada s dokumentom,
• Izmjenu dokumenta,
• Kopiranje dokumenta (ukoliko je ugrađeno za određenu vrstu dokumenta)

Detaljan rad s navedenim funkcijama opisan je u poglavlju Standardne funkcionalnosti rada s dokumentima.

Ovjera dokumenata

Kroz ekran Ovjere dokumenata prikazuju se svi dokumenti (prema vrsti dokumenta) koje je potrebno ovjeriti.

Koraci ovjere:

1. Izabrati vrstu dokumenta koji se ovjerava (ili postupak ovjere napraviti kroz grupu Svi dokumenti ovjere)
2. Označiti dokument koji je potrebno ovjeriti (redak će poprimiti drugu boju).
3. Kliknuti na Kontrolna točka.
4. Iz padajućeg izbornika izabrati funkciju Otvori prilog za pregled priloga. Preporuka je da se prije ovjere pregleda skenirani prilog dokumenta koji se ovjerava.
5. Zatim izabrati odgovarajuću funkciju ovjere: Dokument ovjeren (za ovjeru dokumenta), Dokument odbijen (za odbijanje ovjere)
6. Kod odabira funkcije Dokument ovjeren ili Dokument odbijen otvorit će se ekran za upis komentara.
7. Upisati komentar i spremiti izmjene.

Pretraživanje dokumenata

Upisane dokumente moguće je pretražiti korištenjem modula za pretraživanje u skladu s upisanim kriterijima pretrage.

Pretraživanje po OPP dokumenta, koraci rada:

1. U polje OPP upisati broj dokumenta koji se pretražuje.
2. Kliknuti na Pretraži (ili koristiti tipku Enter).
3. Rezultat pretrage bit će prikazan u Listi mojih dokumenata.

Vezana poglavlja

Organizacija sučelja

Kontrolna ploča

Ugradnja u sustav

Modul se ugrađuje u sustav kroz postavke ribona, Alati > kartica Prilagodba > Postavke i koristi se kao osnovni radni ekran sustava za rad s mapama i dokumentima.