PL600B

Osnovni podaci

Oznaka	PL600B
Naziv	Lista mapa i dokumenata
Opis	Dokumenti i mape

Namjena

Modul PL600B je osnovni radni ekran sustava koji omogućuje pristup:

• rješenjima (aplikacijama)
• mapama i
• dokumentima

za jednu ili više firmi te obradu dokumenata i podataka ovisno o dodijeljenim ovlastima. Uz navedene funkcionalnosti kroz ugrađene izbornike Ovjera dokumenata i Pretraživanje dokumenata moguće je:

• ovjeriti i
• pretražiti dokumente prema broju OPP-a (identifikacijskog broja dokumenta)

u skladu s dodijeljenim ovlastima.

Ovisno o kontekstu rada: da li je na nivou mape ili dokumenta, prikazuju se funkcije kontrolne ploče za upis, izmjenu, pregled dokumenata,...

Izgled ekrana

Kratak opis modula

Ekran PL600B podijeljen je na dvije cjeline (površine):

1. lijeva površina prikazuje:
   • stablo firmi, aplikacija i mapa i često se naziva Lista mojih mapa
   • Izbornik za ovjeru dokumenata, Ovjera dokumenata
   • Izbornik za pretraživanje dokumenata, Pretraživanje dokumenata
2. desna površina prikazuje dokumente sadržane u označenoj mapi i često se naziva Lista mojih dokumenata

Lista mojih mapa

Lista mojih mapa prikazuje hijerarhiju, odnosno stablo svih:

• firmi
• rješenja (aplikacija)
• vrsta mapa i
• radnih, operativnih mapa

s kojima prijavljeni korisnik ima pravo rada.

Pri samom vrhu Liste mojih mapa ugrađena je alatna vrpca za rad s mapama .

Operativne, radne mape kreiraju se ovisno o organizaciji posla. Mapa je organizacijsko-procesni element sustava koji sadrži dokumente, ima svoju vrstu, posao i tijek obrade.

Vrlo često se i na nivou aplikacije ugrađuju funkcije kontrolne ploče za pregled, odnosno pretraživanje prema zadanim kriterijima.

Ovjera dokumenata

U ekranu modula ovjere prikazuju se dokumenti koje je potrebno ovjeriti u skladu s dodijeljenim ovlastima.

• Grupa Svi dokumenti za ovjeru prikazuje sve vrste dokumenata koji se ovjeravaju.
• Grupa Računi prikazuje sve vrste računa koje je potrebno ovjeriti.
• Grupa Pošta prikazuje sve vrste dokumenata pošte koje je potrebno ovjeriti.
• Grupa Ugovori prikazuje sve vrste ugovora koje je potrebno ovjeriti.

Pretraživanje dokumenata

Koristeći modul Pretraživanje dokumenata omogućeno je pretraživanje svih dokumenata prema zadanim kriterijima pretrage.

Pretraživanje je omogućeno po:

• OPP dokumenta
• vrsti dokumenta
• periodu

Lista mojih dokumenata

Lista mojih dokumenata prikazuje sadržaj označene mape i koristi se za obradu i pregled podataka.

Za rad s dokumentima koriste se:

• funkcije kontrolne ploče ili
• funkcije ugrađene u alatnu vrpcu dokumenata koja se nalazi pri samom vrhu ekrana Liste mojih dokumenata,

Dokument je osnovna jedinica obrade podataka i predstavlja fizičku reprezentaciju nekog poslovnog događaja. Sadrži informacije koji se spremaju u bazu podataka i nad kojima se vrši obrada. Oblik dokumenta vezan je na format, dok je kretanje dokumenata kroz sustav definirano mapama i dijagramom tijeka.

Način rada

Osnovni koraci za kreiranje mapa obuhvaćaju:

1. U stablu aplikacija, mapa i dokumenata pozicionirati se na vrstu mape za koju se kreira radna mapa
2. Na alatnoj vrpci mapa izabrati funkciju za upis nove mape .
3. Upisati tražene podatke za upis mape i spremiti ih. Kreirana mapa bit će prikazana u stablu aplikacija i mapa.

Lista mojih mapa

Ugrađena alatna vrpca za rad s mapama omogućuje:

• Osvježavanje mojih mapa,
• Upis nove mape,
• Izmjenu podataka mape,
• Slanje mape drugom korisniku ili grupi korisnika,
• Dijeljenje označene mape,
• Prestanak dijeljenja mape,

Detaljan rad s navedenim funkcijama opisan je u poglavlju Standardne funkcionalnosti rada s mapama.

Lista mojih dokumenata

Osnovni koraci za kreiranje novog dokumenta obuhvaćaju:

1. U stablu aplikacija, mapa i dokumenata pozicionirati se na radnu mapu u koju se upisuju dokumenti.
2. S kontrolne ploče izabrati pripadajuću funkciju za upis novog dokumenta.
3. Upisati tražene podatke i spremiti ih. Kreirani dokument bit će prikazan u Listi mojih dokumenata.

Ugrađena alatna vrpca za rad s dokumentima omogućuje:

• Pregled dokumenta,
• Izmjenu napomene,
• Pregled priloga dokumentu,
• Slanje dokumenta u dijeljenu mapu,
• Brisanje dokumenta,
• Pregled dnevnika rada s dokumentom,

Detaljan rad s navedenim funkcijama opisan je u poglavlju Standardne funkcionalnosti rada s dokumentima.

Ovjera dokumenata

Kroz ekran Ovjere dokumenata prikazuju se svi dokumenti (prema vrsti dokumenta) koje je potrebno ovjeriti.

Koraci ovjere:

1. Izabrati vrstu dokumenta koji se ovjerava (ili postupak ovjere napraviti kroz grupu Svi dokumenti ovjere)
2. Označiti dokument koji je potrebno ovjeriti (redak će poprimiti drugu boju).
3. Kliknuti na Kontrolna točka.
4. Iz padajućeg izbornika izabrati funkciju Otvori prilog za pregled priloga. Preporuka je da se prije ovjere pregleda skenirani prilog dokumenta koji se ovjerava.
5. Zatim izabrati odgovarajuću funkciju ovjere: Dokument ovjeren (za ovjeru dokumenta), Dokument odbijen (za odbijanje ovjere)
6. Kod odabira funkcije Dokument ovjeren ili Dokument odbijen otvorit će se ekran za upis komentara.
7. Upisati komentar i spremiti izmjene.

Pretraživanje dokumenata

Upisane dokumente moguće je pretražiti korištenjem modula za pretraživanje u skladu s upisanim kriterijima pretrage.

Pretraživanje po OPP dokumenta, koraci rada:

1. U polje OPP upisati broj dokumenta koji se pretražuje.
2. Kliknuti na Pretraži (ili koristiti tipku Enter).
3. Rezultat pretrage bit će prikazan u Listi mojih dokumenata.

Vezana poglavlja

Organizacija sučelja

Kontrolna ploča

Ugradnja u sustav

Modul se ugrađuje u sustav kroz postavke ribona, Alati > kartica Prilagodba > Postavke i koristi se kao osnovni radni ekran sustava za rad s mapama i dokumentima.