Korak po korak

Uvod

Dokumenti kadrovske evidencije u sustavu se evidentiraju (ovisno o poslovnim potrebama) kroz formate:

• Matični podaci radnika
• Rješenja kadrovske službe
• Ispita
• Internog treninga
• Ocjena
• Isprava
• Raspored radnika na funkciju
• Viza radnika
• Blokviza
• Avio-karta

Ne zaboravite:

• Ribon (alatna vrpca) aktivnog modula i/ili kontrolna ploča sadrži funkcije rada ovisno o kontekstu u kojem se nalazite i dozvolama za rad koje su vam dodijeljene kroz Administraciju sustava.
• Obavezna polja u modulima označena su crvenkastom bojom.
• Za osvježavanje podataka koristite tipku F5 ili funkciju Osvježi
• Svakom dokumentu u sustavu možete dodati prilog ili korištenjem spajalice unutar aktivnog ekrana za upis/izmjenu koja se nalazi u zaglavlju dokumenta ili pozivom ekrana za rad s prilozima u ribonu: Ribon > kartica Dokumenti > Prilozi ili Ribon > kartica Mape i dokumenti > Prilozi
• Ukoliko ste izabrali dokument koji ima prilog, za pregled priloga koristite funkcijsku tipku F9

Osnovni koraci rada obrada dokumenata kroz dosje:

• upis matičnih podataka
• otvaranje dosjea
• upis pokreta (ugovori, redovan rad, godišnji odmor,...)
• upis prethodnog radnog iskustva
• upis ostalih podataka

Procedura rada (obrada kroz dosje)

1. Upis i izmjena matičnih radnika

• U stablu aplikacija i mapa pozicionirajte se ne aplikaciju Kadrovska evidencija/Ljudski potencijali.
• Za upis novog radnika kliknite na mapu/ kontejner Dosje radnika (Kadrovska evidencija > Dosje radnika).
• Na kontrolnoj ploči kliknite na funkciju za upis radnika Novi radnik/ Upis radnika/Upis matičnih podataka, modul XAML_KADSRAD200 s kontrolne ploče
• Otvorit će se ekran modula XAML_KADSRAD200
• Upisati podatke u novootvorenom ekranu modula (ime, prezime, OIB, matični broj,...). Minimalno upisati obavezne podatke!
• Po upisu svih podataka spremiti izmjene odabirom funkcije Spremi/ Spremi i zatvori
• Osnovni podaci o radniku su upisani. Za upis preostalih podataka, potrebno je otvoriti dosje radnika i nastaviti upis. Rad s dosjeom opisan je u nastavku.

2. Rad s dosjeom radnika

Pretraživanje radnika

Za otvaranje željenog dosjea radnika, u prvom koraku je potrebno pronaći radnika za kojeg se unose podaci. Modul za pretraživanje radnika postavljen je na mapu Dosje radnika. U vašim mapama pod aplikacijom Kadrovska evidencija/Ljudski potencijali kliknite na mapu Dosje radnika. Klikom miša na mapu Dosje radnika označena mapa će požutjeti, a na desnoj strani ekrana će se prikazati ekran za pretraživanje radnika, modul XAML_KADSRAD100. U polje za pretraživanje upišite npr. prezime radnika i kliknite na povećalo za dohvat podataka (ili koristite tipku Enter). U listi će vam se prikazati rezultati prema postavljenom upitu. Da biste otvorili dosje radnika, u listi rezultata kliknite na željenog radnika (redak će požutjeti), a zatim na kontrolnoj ploči izaberite opciju Dosje radnika. Dosje radnika će se otvoriti.

Izmjena osobnih podataka

Otvaranjem dosjea otvorio se modul koji u sebi sadrži više kartica/podizbornika, npr. Osobni podaci, Obitelj, Radna odjeća i sl. Otvaranjem kartice Osobni podaci otvara se isti ekran koji ste koristili pri upisu matičnih podataka. Ukoliko je potrebno, upišite dodatne podatke u odnosu na inicijalni upis.

Pokreti

Kartica Pokreti sadrži sve dokumente ugovora i rješenja (jednim nazivom pokreti) koji se odnose na radnika unutar organizacije. Kroz pokrete se u sustavu evidentiraju:

• ugovori (neodređeno/određeno)
• redovan rad
• aneksi o radu
• bolovanja (na teret poslodavca ili zavoda)
• godišnji odmori, službeni putovi,...
• odnosno definiraju se svi pokreti ovisno o zahtjevima korisnika, koji ujedno mogu utjecati i na način obračuna plaće.

Prvi pokret radnika u organizaciji uvijek mora biti odgovarajući ugovor (neodređeno/određeno). Upisom prvog ugovora u sustav uz obavezno uključivanje indikatora Minuli staž kreira se automatski i dokument prethodnog iskustva za navedeno razdoblje.

Podaci u Kadrovskoj evidenciji trebaju biti ažurni i točni obzirom da se sam obračun oslanja na pokrete upisane u kadrovskoj evidenciji, dakle svi dani unutar mjeseca moraju biti pokriveni odgovarajućim rješenjem.

Prethodno radno iskustvo kreira se automatski iz pokreta u dva slučaja: upisom ugovora (mora biti zadana vrsta ugovor kroz administraciju vrste dokumenta) i prilikom upisa prvog rješenja nakon dokumenta raskida ugovora o radu. U oba slučaja indikator Minuli staž mora biti uključen da bi se automatski kreirao dokument prethodnog iskustva.

Svako naredno upisano rješenje ažurira Datum do prethodnog rješenja, npr. ako je upisan redovan rad od 01.06.2013, upisom dokumenta godišnjeg odmora, ažurirat će se Datum do redovnog rada.

Izmjene na zaključanim rješenjima temeljem kojih je već obračunata plaća nisu dozvoljene.

Upis prethodnog radnog iskustva

Za upis prethodnog radnog iskustva koristi se kartica Prethodno radno iskustvo, modul XAML_KADSPOK200.

Prethodno iskustvo se popunjava zapisima povijesti + samo početak trenutno aktivnog ugovora. Kraj trenutnog zaposlenja se ne popunjava.

Podaci koje je potrebno upisati:

• vrsta dokumenta - izabrati vrstu dokumenta Prethodno radno iskustvo
• naziv firme u kojoj je radnik radio
• datum početka radnog odnosa u navedenoj firmi
• djelatnost firme (ukoliko želite)
• datum završetka radnog odnosa u navedenoj firmi (ukoliko radnik više ne radi u toj firmi)
• označiti kvačicama rad u struci, jubilarni ili da li se iskustvo ubraja u staž (ukoliko su podaci bitni za poslovanje)
• upisati ostale podatke po potrebi

Za ugovore na određeno vrijeme zapis prethodnog radnog iskustva koji se odnosi na trenutno aktivan ugovor ne smije imati „Datum do“.

Po završetku upisa spremiti podatke i zaključati dokument. Zaključavanjem dokumenta radnog iskustva u dosjeu radnika se aktivira njegov staž. Ukupan radni staž prikazuje se u zaglavlju dosjea radnika u obliku: godina/mjeseci/dani.