Uvod

Rješenje za obradu i upravljanje dokumentacijom obuhvaća funkcije evidencije dokumentacije, klasifikacije, pretraživanja, ovjere dokumenata te upravljanja poslovnim fazama. Svim zapisima moguće je pridružiti elektroničku kopiju u PDF formatu ili priložiti dokument iz vlastitih ili dijeljenih spremnika (foldera). Podržan je rad sa svim TWAIN skenerima.

Karakteristike rješenja

• Klasifikacija dokumentacije prema vrsti dokumenta (ulazna pošta, ulazni računi, izlazna pošta, izlazni računi,…)
• Jednostavno pretraživanje
• Slanje dokumenata i mapa odgovornim djelatnicima na uvid, klasifikaciju
• Dijeljenje radnih mapa s ostalim korisnicima koji sudjeluju u procesu obrade ulazne i izlazne dokumentacije
• Ovjera dokumenata
• Vizualni prikaz faza obrade kroz dijagram tijeka
• Izvještajni sustav

Rješenje se sastoji od niza gotovih modula (ekranskih formi) koje se prilagođavaju i konfiguriraju prema zahtjevima korisnika. Otvorenost arhitekture osigurava jednostavnu:

• Prilagodbu organizaciji rada
• Proširenje i nadogradnju novim funkcionalnostima
• Prilagodbu internim pravilnicima i procedurama

Obuhvat vrste dokumenata

Rješenje obuhvaća dokumente:

Ulazne i izlazne pošte:

• Dopisi
• Odluke
• Ugovori
• Izvještaji
• Dokumenti javne nabave
• …

Ulaznih i izlaznih računa:

• Materijalnog knjigovodstva
• Osnovnih sredstava
• Blagajne
• Putnih naloga
• …

Formati

Oznaka formata	Naziv formata
DFLO.POST	Dokumenti ulazno/izlazne pošte i urudžbenog zapisnika
ACCP	Račun (za dokumente ulaznih računa u poštanskom protokolu)

Prava pristupa

Svim korisnicima rješenja definiraju se strogo kontrolirana prava pristupa ovisno o organizaciji posla.

Kontrolni mehanizmi

Definirani su kontrolni mehanizmi koji onemogućuju prijelaz iz jedne faze u drugu ukoliko nisu ispunjeni svi uvjeti (odgovarajući status dokumenta, kontrola sadržaja mapa i dokumenata).

Izvještajni sustav

Izvještajni sustav omogućava pregled ulazne i izlazne pošte u zadanom razdoblju, ispis rekapitulacija po primateljima i organizacijskim jedinicama,…

• RS.POST1000B - Pregled poštanske mape
• RS.RSPOST10001 - Ispis ulazne pošte (računi)
• RS.POSTDOC100 - Tiskanje dokumenta pošte
• RS.POSTDOC103 - Pretraživanje arhive pošte